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Diário Oficial da União

Publicado em: 14/11/2018 | Edição: 219 | Seção: 1 | Página: 3

Órgão: Presidência da República/Secretaria-Geral

PORTARIA Nº 60, DE 13 DE NOVEMBRO DE 2018

Institui a Política de Gestão de Bens Móveis no âmbito da Presidência da República.

O MINISTRO DE ESTADO CHEFE DA SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso I, da Constituição, e o art. 7º,caput, inciso I, alínea "a", da Lei nº 13.502, de 1º de novembro de 2017, e tendo em vista o disposto no Decreto n° 9.203, de 22 de novembro de 2017, na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU n° 1/2016, na Instrução Normativa STN n° 6/2007 e na Resolução n° 1.282/2010 do Conselho Federal de Contabilidade, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão de Bens Móveis da Presidência da República - PGBM/PR.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º A PGBM/PR tem, entre outras, a finalidade de promover a governança na Gestão Patrimonial, por meio do estabelecimento de princípios e diretrizes que visem contribuir com a segurança dos materiais, das instalações, dos processos de negócio, das pessoas e das informações, bem como com a eficiência na aplicação de recursos públicos.

§ 1° A PGBM/PR busca promover o estímulo à governança na Presidência da República, e a elaboração de outros controles internos como planos, avaliações, normas complementares, metodologias, manuais, boas práticas, procedimentos e processos que integram as dimensões da segurança patrimonial e institucional.

§ 2º A PGBM/PR deve proporcionar a integração com as Políticas Corporativas de Segurança da Informação, de Segurança Física, de Continuidade de Negócios, de Segurança do Trabalho e de Gestão de Riscos.

§ 3º Na integração a que se refere o § 2º, dadas as particularidades da estrutura organizacional da Presidência da República, as unidades administrativas patrimoniais e os gestores, incluindo outros órgãos que compartilham bens e instalações com a Presidência da República, devem buscar a construção de controles internos e o desenvolvimento de mecanismos de solução coletivos, visando a sua implantação e efetiva execução, considerando o compartilhamento de bens, sistemas, informações, facilidades e serviços.

§ 4° Cabe à alta administração a promoção da PGBM/PR e a persecução dos resultados estipulados e da disponibilidade dos recursos necessários para a implantação e execução do disposto nesta Portaria.

§ 5° A formação de uma cultura organizacional que compartilhe os valores e princípios estabelecidos nesta Portaria deve ser objetivo constante a ser perseguido.

Art. 3º Para os efeitos desta Portaria devem ser observadas as definições estabelecidas no Anexo I.

Parágrafo único. Os controles internos da gestão tratados nesta Portaria não devem ser confundidos com as atividades do Sistema de Controle Interno relacionadas no art. 74 da Constituição, nem com as atribuições da auditoria interna, cuja finalidade específica é a medição e avaliação da eficácia e eficiência dos controles internos da gestão da organização.

CAPÍTULO II

DAS DIRETRIZES DA POLÍTICA DE GESTÃO DE BENS MÓVEIS

Art. 4º Os seguintes processos de trabalho devem funcionar de forma coordenada, integrada e harmonizada com a PGBM/PR:

I - gestão de bens móveis;

II - segurança patrimonial;

III - gestão de incidentes de segurança patrimonial;

IV - segurança institucional;

V - segurança da informação;

VI - segurança do trabalho e em recursos humanos;

VII - gestão contábil; e

VIII - gestão de obras e reformas.

§ 1º A gestão patrimonial deve estar interligada à gestão de pessoal, de maneira que, na hipótese de movimentação de servidor, seja possível a verificação de suas responsabilidades em relação ao patrimônio público.

§ 2º Os processos relacionados à gestão de bens móveis, no que tange à segurança física e patrimonial, devem ser harmonizados com a política de segurança institucional estabelecida, tendo como objetivo comum a prevenção de danos e interferências que possam comprometer a integridade dos ativos da Presidência da República ou a incolumidade física das pessoas.

Art. 5º As gestões dos riscos e dos controles internos devem ocorrer de forma integrada, com o objetivo de estabelecer um ambiente que respeite os valores, interesses e expectativas da Presidência da República, dos agentes que a compõem, de todas as partes interessadas e, principalmente, do cidadão e da sociedade.

Parágrafo único. Os dignitários dos órgãos e unidades da Presidência da República devem:

I - assegurar que procedimentos efetivos de implantação de controles internos da gestão façam parte de suas práticas de gerenciamento de riscos, além de estimular a busca de soluções conjuntas, conforme diretrizes do art. 2°; e

II - buscar harmonizar, sempre que possível e pertinente, as normas, políticas, atividades de planejamento, manuais, procedimentos, avaliações, e metodologias aos princípios e diretrizes da PGBM/PR.

Art. 6º As ações desenvolvidas no âmbito da PGBM/PR serão norteadas pelos princípios definidos no Anexo II.

Art. 7º A especificação de cada processo envolvendo a gestão e a segurança dos bens públicos observará as seguintes características:

I - o detalhamento de cada sistema de gestão deve incluir, no mínimo, escopo, principais processos, objetivos relacionados à segurança e principais responsabilidades sobre o sistema;

II - os processos do sistema de gestão devem ser estruturados e monitorados de forma a permitir sua melhoria contínua;

III - a gestão de riscos inerente aos bens móveis é processo obrigatório e deve balizar a implantação e a avaliação de controles;

IV - os servidores devem ser continuamente orientados no tema da gestão e segurança patrimonial, de forma a minimizar ocorrência de problemas de segurança;

V - as aquisições de bens móveis devem ser planejadas com os demandantes de maneira a otimizar os meios, como licitações e procedimentos de compra, razão pela qual devem ser preferencialmente realizadas em conjunto e de uma só vez em cada exercício financeiro;

VI - a instauração e a conclusão de processos de responsabilização envolvendo bens móveis devem ser realizadas em tempo razoável, nos termos da lei;

VII - a verificação da eficácia da gestão de integridade, de riscos e dos controles internos da gestão deve ser realizada por meio de avaliações periódicas, com a comunicação do resultado aos responsáveis pela adoção de ações corretivas, aos comitês de supervisão e à alta administração;

VIII - o conhecimento e as atividades devem ser estruturados e institucionalizados por meio de metodologias, normas, manuais e procedimentos; e

IX - os mecanismos de preservação da integridade pública da Presidência da República devem ser dotados de critérios de identificação de eventuais desvios de conduta e de suas respectivas responsabilizações.

CAPÍTULO III

DA DIVULGAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E SUPERVISÃO

Art. 8º Incumbe à Secretaria de Administração, em parceria e articulação com os demais órgãos da Presidência da República, coordenar e orientar a implantação do disposto nesta Portaria.

Parágrafo único. Compete à Diretoria de Recursos Logísticos avaliar periodicamente a necessidade de revisão desta Portaria, de modo a atualizá-la caso surjam novos requisitos corporativos ou jurídicos, apresentando, se for o caso, a respectiva proposta ao Gabinete da Secretaria de Administração.

Art. 9º A Secretaria de Administração fará o acompanhamento e a supervisão da execução da PGBM/PR.

§ 1º Com ações estratégicas de informação e comunicação, a autoridade mencionada nocaputrealizará divulgações:

a) logo após a publicação da PGBM/PR, destacando as responsabilidades de cada ator no que concerne ao patrimônio da Presidência da República; e

b) com periodicidade máxima de seis meses, de comunicados ou registros que confirmem os valores, princípios e diretrizes mais importantes para a gestão dos bens móveis.

§ 2º São mecanismos de acompanhamento, além de outros que poderão ser estabelecidos, desde que estejam de acordo o disposto nesta Portaria:

a) a criação de instâncias de supervisão para monitoramento da governança e do desempenho, incluindo objetivos estratégicos;

b) relatórios gerenciais e indicadores de desempenho; e

c) a adoção de boas práticas de planejamento, de controle e de avaliação periódica, nos termos do inciso VII docaputdo art. 7°.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. As diretrizes inerentes à Continuidade de Negócios, à Segurança do Trabalho, à Gestão de Riscos e à Segurança Institucional deverão ser oportunamente harmonizadas com o disposto nesta Portaria, com base em estudos e formulações específicos realizados pelos órgãos e unidades competentes.

Art. 11. Os contratos, convênios, acordos de cooperação e outros instrumentos congêneres celebrados pela Presidência da República e seus órgãos devem observar, no que couber, as disposições desta Portaria.

Art. 12. Fica o Secretário de Administração autorizado a expedir atos complementares para o cumprimento das disposições desta Portaria, bem como a decidir sobre os casos não previstos nesta Portaria.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RONALDO FONSECA

ANEXO I

DEFINIÇÕES

I -accountability: conjunto de procedimentos adotados pelas organizações públicas e pelos indivíduos que as integram que evidenciam a responsabilidade por decisões tomadas e ações implementadas, incluindo salvaguarda de recursos públicos, imparcialidade e desempenho;

II - atividade crítica: atividade cuja interrupção pode causar danos financeiros, operacionais, legais ou de imagem, considerados inaceitáveis pela organização;

III - colaborador: prestador de serviço terceirizado, estagiário ou qualquer pessoa com vínculo transitório com a Presidência da República e que tenha acesso, de forma autorizada, às informações ou às dependências da Presidência da República;

IV - componentes dos controles internos da gestão: são o ambiente de controle interno da Presidência da República, a avaliação de risco, as atividades de controles internos, a informação e comunicação e o monitoramento;

V - continuidade do negócio: compreende o processo permanente destinado a preparar a Presidência da República a resistir aos efeitos de emergências ou interrupções e minimizar os danos operacionais, legais, financeiros e à imagem da instituição;

VI - controles internos da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores da Presidência da República, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão alcançados:

a) execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;

b) cumprimento das obrigações deaccountability;

c) cumprimento de leis e regulamentos aplicáveis; e

d) salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e danos; o estabelecimento de controles internos no âmbito da gestão pública visa essencialmente aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados, de forma eficaz, eficiente, efetiva e econômica.

VII - criticidade: grau de importância de um determinado ativo institucional para a continuidade do negócio da instituição;

VIII - dignitário: autoridade de órgão da Presidência da República, de outros órgãos públicos, entidades ou de organismos internacionais;

IX - emergência: evento súbito que requer ação imediata em razão da probabilidade de comprometer a incolumidade física das pessoas, interromper atividades críticas para o negócio ou causar riscos ao patrimônio;

X - gestão ou gerenciamento de riscos: atividades coordenadas para dirigir e controlar a organização no que se refere a riscos, com o objetivo de mensurar ameaças, riscos e seus potenciais danos à organização, de modo a fornecer subsídios para melhoria da gestão;

XI - governança: combinação de processos e estruturas implantadas pela alta administração, para informar, dirigir, administrar e monitorar as atividades, com o intuito de alcançar os seus objetivos;

XII - governança no setor público: compreende mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade;

XIII - incidente de segurança: indício de fraude, sabotagem, espionagem, desvio, falha ou evento indesejado ou inesperado que tenha probabilidade de comprometer as operações do negócio ou ameaçar a incolumidade física de pessoas, a integridade patrimonial ou a segurança da informação;

XIV - interrupção: paralisação ou redução do desempenho de uma ou mais atividades por período de tempo considerado inaceitável;

XV - processo de conformidade de registro de gestão: processo de verificação da conformidade dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI com as normas vigentes e se há documentação que suporte as operações registradas;

XVI - resiliência institucional: poder de recuperação ou capacidade dos órgãos da Presidência da República para resistir aos efeitos de emergências ou interrupções;

XVII - risco: possibilidade de ocorrência de um evento que venha a ter impacto no cumprimento dos objetivos da instituição ou unidade, sendo aferido em termos de impacto e de probabilidade;

XVIII - risco inerente: risco a que a Presidência da República está exposta sem considerar quaisquer ações gerenciais que possam reduzir a probabilidade de sua ocorrência ou seu impacto;

XIX - risco residual: risco a que a Presidência da República está exposta após a implementação de ações gerenciais para o tratamento do risco;

XX - sistema de gestão: conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos de uma organização para estabelecer políticas e objetivos, bem como processos para atingir esses objetivos. Os elementos do sistema incluem a estrutura da organização, papeis e responsabilidades, planejamento, operação etc.

XXI - segurança institucional: conjunto de ações integradas destinadas à proteção de pessoas, aos processos de negócio e aos ativos da Presidência da República;

XXII - segurança patrimonial: conjunto de atividades do ramo da segurança que tem como objetivo prevenir e reduzir perdas patrimoniais;

XXIII - segurança em recursos humanos: observância, nos processos de trabalho inerentes à gestão de pessoas, dos requisitos de segurança relativos às funções da segurança institucional, em especial no que tange à realização de concursos públicos, processos de seleção e admissão, afastamentos, procedimentos de contratação de serviços terceirizados e cadastramento dos demais colaboradores;

XIV - segurança do trabalho: conjunto de medidas, procedimentos, estruturas e princípios com o objetivo de reduzir os acidentes de trabalho e as doenças ocupacionais, e proteger a integridade física e a capacidade laboral dos servidores e demais colaboradores; e

XXV - unidades administrativas patrimoniais: qualquer subdivisão administrativa da PR dotada de responsabilidade pela guarda e uso de materiais permanentes.

ANEXO II

PRINCÍPIOS QUE NORTEIAM AS AÇÕES DA PGBM/PR

I - adequação entre meios e fins: vedada a imposição de obrigações, restrições e sanções em medida superior àquelas estritamente necessárias ao atendimento do interesse público;

II - aderência à integridade e a valores éticos: referem-se a princípios morais, sendo pré-requisito e suporte para a confiança pública, a serem observados por todos os servidores, colaboradores, consultores externos, estagiários, prestadores de serviço e visitantes;

III - conscientização: construção de cultura institucional voltada à segurança e conformidade, de modo a reduzir os riscos aos ativos e às pessoas e a possibilitar que gestores e responsáveis realizem o correto registro, gerenciamento, salvaguarda e prestação de contas da situação e do destino dado ao bem público, além de permitir a efetivação dos princípios da prevenção e da participação;

IV - economicidade: as operações da Presidência da República e órgãos vinculados quando da aquisição dos insumos necessários devem se dar na quantidade e qualidade adequadas, serem entregues no lugar certo e no momento preciso, ao custo mais baixo, mas que atendam às necessidades públicas;

V - estoque ideal: redução dos quantitativos de materiais estocados em depósitos ao mínimo necessário, tendendo a zero, observado o máximo aproveitamento dos bens existentes e a compra em quantidades adequadas;

VI - eficiência: as operações da Presidência da República e de órgãos vinculados serão eficientes quando consumirem o mínimo de recursos para alcançar uma dada quantidade e qualidade de resultados, ou alcançarem o máximo de resultado com uma dada qualidade e quantidade de recursos empregados; os custos para a consecução das aquisições ou recebimento de bens devem guardar racionalidade e proporcionalidade com os valores destes bens e serem considerados no planejamento global;

VII - eficácia: as operações da Presidência da República e de órgãos vinculados serão eficazes quando cumprirem objetivos imediatos, traduzidos em metas de produção ou de atendimento, de acordo com o estabelecido no planejamento das ações;

VIII - efetividade: as operações da Presidência da República e de órgãos vinculados serão efetivas quando alcançarem os resultados pretendidos a médio e longo prazo, produzindo impacto positivo e resultando no cumprimento dos objetivos das organizações;

IX - gerenciamento de riscos: o planejamento, execução e acompanhamento de medidas de controle devem ser realizados com base no potencial danoso de riscos e ameaças à integridade dos ativos, às pessoas e à instituição, mediante processo contínuo, dinâmico, flexível e permanente;

X - invulnerabilidade: os ativos que compõem o patrimônio da PR devem ter a integridade garantida, sendo protegidos de danos, incluindo acessos não autorizados;

XI - oportunidade: processo de mensuração e apresentação dos componentes patrimoniais para produzir, tempestivamente, informações íntegras e fidedignas;

XII - participação de todos e descentralização de responsabilidades: autoridades, servidores, colaboradores e demais pessoas com acesso às unidades da Presidência da República devem atuar conjuntamente com vistas à proteção e à preservação dos ativos da Presidência da República;

XIII - prevenção: os efeitos de eventos com manifesta probabilidade de ocorrência e com potencialidade de causar danos operacionais, legais, financeiros e à integridade física das pessoas devem ser evitados ou minimizados, adotando-se para isso um conjunto de medidas e ferramentas de controle que busquem melhorar a resiliência institucional; no âmbito da Presidência da República, todos os órgãos devem participar do esforço de prevenção; e

XIV - proporcionalidade: o nível, a complexidade e os custos das ações de gestão devem ser apropriados e adequados ao valor e à necessidade de confiança nos ativos da Presidência da República, considerando os impactos e a probabilidade de ocorrência dos riscos; devem ser efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações realizadas.

Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.

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