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PORTARIA Nº 1.042, DE 4 DE NOVEMBRO DE 2015

Brasão do Brasil

Diário Oficial da União

Publicado em: 05/11/2015 | Edição: 211 | Seção: 1 | Página: 21

Órgão: Ministério da Educação/GABINETE DO MINISTRO

PORTARIA Nº 1.042, DE 4 DE NOVEMBRO DE 2015

Dispõe sobre a implantação e o funcionamentodo processo eletrônico no âmbito doMinistério da Educação.

O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, Interino, nouso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II,da Constituição, e considerando suas atribuições regimentais dispostasno Decreto no 7.690, de 2 de março de 2012, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1o Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informaçõesno âmbito do Ministério da Educação - SEI-MEC, como sistemaoficial de informações, documentos e processos eletrônicos.

Art. 2o As autarquias, fundações e empresas públicas vinculadasa este Ministério deverão engendrar esforços no sentido deimplementar o SEI-MEC no prazo de cento e vinte dias, contados apartir da data de publicação desta Portaria, por ser uma medida deeficiência e economicidade no uso dos recursos públicos.

Parágrafo único. As demais entidades e órgãos vinculados aoMEC deverão, no prazo de sessenta dias, apresentar proposta decronograma de implementação do uso do meio eletrônico para arealização do processo administrativo, conforme preconiza o Decretono8.539, de 8 de outubro de 2015.

Art. 3o A implantação do SEI-MEC atenderá às diretrizes eaos objetivos seguintes:

I - assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental,promovendo a adequação entre meios, ações, impactos eresultados;

II - promover, com segurança, transparência e economicidade,a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processosadministrativos;

III - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitaçãode processos;

IV - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso datecnologia da informação e comunicação;

V - facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas;e

VI - propiciar a satisfação do público usuário.

Art. 4o Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente,por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmardocumentos com sua assinatura de uso pessoal e intransferível, que sedará de duas formas:

a) assinatura digital: baseada em certificado digital emitidopor autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de ChavesPúblicas Brasileiras - ICP-Brasil; e

b) assinatura cadastrada: baseada em prévio credenciamentode acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.

II - credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuáriopara a utilização do SEI-MEC;

III - digitalização: processo de conversão de documento emmeio físico para o formato digital, por intermédio de dispositivoapropriado;

IV - documento: unidade de registro de informações, qualquerque seja o suporte ou formato;

V - documento digital: documento codificado em dígitosbinários, acessível por meio de sistema computacional;

VI - documento eletrônico: gênero documental integrado pordocumentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentoseletrônicos;

VII - documento nato-digital: documento digital criado originalmenteem meio eletrônico;

VIII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento outráfego de documentos e arquivos digitais;

IX - NUP: Número Único de Protocolo;

X - processo eletrônico ou digital: conjunto de documentosdigitais e nato-digitais oficialmente reunidos no decurso de uma açãoadministrativa;

XI - suporte: material no qual são registradas as informações;

XII- suporte físico: material no qual são registradas asinformações e que não necessitam de equipamentos eletrônicos parasua leitura;

XIII - usuário interno: servidor, autoridade, ou colaboradordo MEC credenciado que tenha acesso ao SEI-MEC; e

XIV - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciadaque tenha acesso ao SEI-MEC e que não seja caracterizada comousuário interno.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Dos Documentos e Atos Processuais

Art. 5o Todo documento produzido no âmbito do MEC, apartir de 3 de novembro de 2015, deverá ser editado, assinado, tramitadoe arquivado digitalmente por meio do SEI-MEC.

Art. 6o Todo documento recebido em suporte físico, no âmbitodo MEC, deverá ser digitalizado, conferido, indexado, tramitadoe arquivado por meio do SEI-MEC pelas unidades administrativascompetentes.

§ 1o Ao inserir um documento externo no SEI-MEC, o campoTipo de Conferência deverá ser preenchido, registrando se foiapresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópiaautenticada administrativamente por servidor ou cópia simples.

§ 2o Os documentos digitais resultantes da digitalização deoriginais são considerados cópia autenticada administrativamente.

§ 3o Os documentos digitais resultantes da digitalização decópias de documentos são considerados cópias simples.

§ 4o Os documentos em suporte físico recebidos, originais oucópias autenticadas em cartório, devem ser mantidos sob guarda daunidade administrativa que os receber, nos termos da tabela de temporalidadee destinação, apondo o NUP do processo e número geradopelo SEI-MEC na parte superior direita do documento a ser arquivado.

§5o Impugnada a integridade do documento digitalizado,mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deveráser instaurado incidente para a verificação do documento objeto decontrovérsia.

Art. 7o É ônus do administrado conservar os documentosfísicos originais, objetos da digitalização, que estiverem em seu poder,até que decaia o direito da Administração de rever os atospraticados no processo.

Art. 8o O MEC poderá exigir, a seu critério, no curso processual,a exibição do original do documento enviado eletronicamenteou digitalizado pelo administrado, no âmbito dos órgãos ou entidades.

Art.9o Nos processos eletrônicos ou digitais, todos os atosprocessuais deverão ser realizados por meio do SEI-MEC e assinadoseletronicamente.

§ 1o O uso de assinatura digital é obrigatório para atos deconteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria eintegridade em ambiente externo, adotando-se, nos demais casos, amodalidade de assinatura cadastrada, ressalvado o disposto em normasque disciplinem procedimentos eletrônicos específicos no âmbitodo MEC.

§ 2o A utilização de assinatura eletrônica importa aceitaçãodas normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere àresponsabilidade por eventual uso indevido.

Art. 10. Os documentos produzidos digitalmente e juntadosaos processos eletrônicos com garantia de sua origem e de seu signatárioserão considerados originais, para todos os efeitos legais.

Seção II

Do Procedimento

Art. 11. O processo eletrônico inicia-se com a autuação, porum usuário interno ou externo, de um documento produzido eletronicamenteou digitalizado.

Parágrafo único. Os atos gerados no SEI-MEC serão registradoscom a identificação do usuário, data e hora de sua realização.

Art.12. O envio de requerimentos e recursos, bem como aprática de atos processuais em geral, por meio eletrônico, serão admitidos,para usuários externos, mediante uso de assinatura eletrônicae certificados digitais.

Art. 13. As comunicações internas sobre os processos emtramitação no MEC serão feitas exclusivamente por meio eletrônico.

Parágrafoúnico. As comunicações realizadas na forma previstano caput serão consideradas recebidas, para todos os efeitos, nosprocedimentos em trâmite no MEC.

Art. 14. As comunicações de atos processuais destinadas aosnão cadastrados no SEI-MEC serão impressas e encaminhadas aodestinatário.

Art. 15. Os processos em meio físico, cuja inclusão no SEIMECseja necessária para a sua tramitação e análise, deverão serdigitalizados e registrados pelas unidades administrativas que detêm asua carga, mantendo o NUP.

§ 1o A digitalização deverá ser realizada, obrigatoriamente,mediante a utilização da funcionalidade Reconhecimento Óptico deCaracteres - OCR nos escâneres.

§ 2o Todos os processos a serem digitalizados deverão, obrigatoriamente,passar por um processo de análise rigorosa de suaestrutura física, de seu estado de conservação, bem como pela retiradade sujidades e objetos como clipes, grampos, fitas adesivas e assemelhados.

§ 3o Os processos tratados no caput receberão, obrigatoriamente,um Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramentode Processo Físico, o qual será aberto e assinado eletronicamenteno SEI-MEC, e deverá constar como primeiro documentodo processo eletrônico e último documento do processo em papel, deacordo com modelo disponível no SEI-MEC.

§ 4o Após esse procedimento, a tramitação e a juntada denovos documentos dar-se-ão exclusivamente pelo SEI-MEC. O processofísico deverá ser encaminhado ao Arquivo Central para cumprimentoda Legislação Arquivística.

Art. 16. Caso seja necessário fazer a impressão do processo,esse deverá ser autuado na forma da legislação em vigor, antes de suaexpedição ou arquivamento.

Art. 17. O processo eletrônico estará disponível para vistados autos ou consulta pelos usuários credenciados.

Parágrafo único. O acesso será limitado aos usuários previamenteautorizados, nos casos de garantia legal do sigilo, e comrestrição à consulta pública.

Seção III

Dos Documentos Sigilosos

Art. 18. Documentos sigilosos ou com restrição de acessogerados no SEI-MEC deverão ter grau de sensibilidade informado noato de criação, bem como terão de ser atribuídos imediatamente aservidor que tenha prerrogativa legal para a posse da informaçãoclassificada nos termos que dispõe a Lei no 12.527, de 18 de novembrode 2011, e demais normas vigentes.

Parágrafo único. A solicitação de classificação de sigilo e derestrição de acesso para os documentos produzidos e recebidos peloMEC deverá ser encaminhada à autoridade competente.

Art. 19. A responsabilidade pela atribuição de credencial deacesso a documento sigiloso ou com restrição de acesso é da autoridadeque o classificar.

Art. 20. O detentor de credencial de acesso a documentossigilosos ou com restrição de acesso, concluídos ou em tramitação,que tenha sua lotação ou função alterada deverá realizar a transferênciade credencial dos referidos documentos para seu sucessor.

Seção IV

Dos Prazos

Art. 21. O registro dos documentos no SEI-MEC deveráocorrer no prazo máximo de vinte e quatro horas, a contar de seurecebimento, salvo quando esse ocorrer às sextas-feiras, vésperas deferiados ou pontos facultativos.

Parágrafo único. O registro de que trata o caput deverá serfeito no SEI-MEC considerando a data e hora do seu recebimento.

Art. 22. Os atos processuais em meio eletrônico serão consideradosrealizados no dia e na hora do recebimento pelo sistemainformatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgãoou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico deprotocolo que os identifique.

§ 1o Quando o ato processual tiver de ser praticado emdeterminado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivosos efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e trêshoras e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horáriooficial de Brasília.

§ 2o Na hipótese prevista no § 1o , se o sistema informatizadode gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidadese tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamenteprorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e noveminutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

Art. 23. Às unidades organizacionais do MEC compete:

I - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos;

II- produzir documentos de sua unidade no SEI-MEC;

III - tramitar e receber os documentos e processos por meiodo SEI-MEC;

IV - solicitar ao administrador acesso compatível com asatribuições do usuário, conforme a necessidade de sua unidade; e

V - indicar servidor para atuar como multiplicador do SEIMEC.

Art.24. São obrigações de todo usuário do SEI-MEC:

I - registrar todos os documentos produzidos ou recebidos noâmbito de suas atividades;

II - zelar pela correta utilização do SEI-MEC, a fim de evitarque pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

III - encerrar a sessão de uso do SEI-MEC sempre que seausentar do computador, evitando o uso indevido das informações porpessoas não autorizadas; e

IV - responder pelas consequências de ações ou omissõesque ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou dastransações em que esteja habilitado.

Art. 25. São de exclusiva responsabilidade do usuário:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, nãosendo cabível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a veracidade dos dados informados;

III - a edição dos documentos enviados em conformidadecom as especificações técnicas estabelecidas pelo MEC, no que serefere à formatação e ao tamanho do arquivo;

IV - a consulta periódica ao endereço eletrônico cadastrado eao SEI-MEC, a fim de verificar o recebimento de comunicaçõesrelativas aos atos processuais;

V - a atualização de seus dados cadastrais no SEI-MEC; e

VI - o acompanhamento da divulgação dos períodos em queo SEI-MEC não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidadetécnica do serviço.

Parágrafo único. A não obtenção de acesso ou credenciamentono SEI-MEC, bem como eventual defeito de transmissão ourecepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEIMEC,não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações eprazos legais.

CAPÍTULO IV

DO ACESSO E CREDENCIAMENTO

Art. 26. Os usuários internos poderão cadastrar e tramitarprocessos, bem como gerar e assinar documentos, conforme seu perfilde acesso no SEI-MEC.

Parágrafo único. Os perfis de acesso e suas funcionalidadesserão atribuídos pela autoridade competente no âmbito de sua unidadede atuação.

Art. 27. Para a realização do credenciamento de acesso, ousuário externo deverá solicitar autorização à unidade responsável,apresentando os seguintes documentos:

I - no caso de credenciamento de pessoa física:

a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física CPF;e

b) comprovante de endereço.

II - no caso de credenciamento de pessoa jurídica:

a) documento de identidade e CPF do representante legal;

b) ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrado;

c)ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamenteregistrado; e

d) Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ.

§ 1o O MEC poderá solicitar documentação complementarpara efetivação do cadastro.

§ 2o O resultado da análise da documentação será informadoao usuário por mensagem eletrônica.

Art. 28. O credenciamento está condicionado à aceitação dascondições regulamentares vigentes que disciplinam o processo eletrônico.

CAPÍTULOV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 29. A partir de 3 de novembro de 2015, as unidadesadministrativas do MEC deverão efetuar:

I - a autuação de novos processos, exclusivamente em meioeletrônico; e

II - a digitalização de processos antigos no momento daprimeira movimentação realizada após a implementação do SEIMEC.

Art.30. Os documentos gerados no SEI-MEC serão automaticamentenumerados por unidade.

Art. 31. Os documentos gerados no SEI-MEC, no ano de2015, serão numerados a partir de 50.000, a fim de garantir que assequências numéricas não se sobreponham às dos documentos geradosem suporte físico.

Art. 32. O Sistema de Informações de Documentos - SIDOCpermanecerá com a função de trâmite ativa entre as unidades administrativasapenas para arquivamento ou desarquivamento dos processosem meio físico, inclusive daqueles que foram digitalizados noSEI-MEC.

§ 1o Fica vedado o uso do SIDOC para registro de novosprocessos.

§ 2o Quando a utilização do SIDOC for imprescindível, aCoordenação de Documentação e Gestão de Processos - CDGP deveráser comunicada para adequação de cadastramento do processo erespectiva tramitação. As unidades administrativas deverão comprometer-sea sanar a restrição que inviabiliza o uso temporário do SEIMEC,bem como dar prosseguimento, conforme o art. 15, tão logoseja possível.

Art. 33. Os procedimentos de preservação dos documentosdigitais gerados no SEI-MEC serão de responsabilidade da Diretoriade Tecnologia da Informação - DTI, obedecendo à legislação arquivísticaem vigor.

Art. 34. A Secretaria-Executiva do MEC poderá expedir instruçõescomplementares ao disposto nesta Portaria.

Art. 35. Fica revogada a Portaria MEC no 1.042, de 17 deagosto de 2012.

Art. 36. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ CLÁUDIO COSTA

LUIZ CLÁUDIO COSTA

Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.

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