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PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015

Brasão do Brasil

Diário Oficial da União

Publicado em: 08/10/2015 | Edição: 193 | Seção: 1 | Página: 31

Órgão: Ministério da Justiça/GABINETE DO MINISTRO

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677,DE 7 DE OUTUBRO DE 2015

Define os procedimentos gerais para o desenvolvimentodas atividades de protocolono âmbito dos órgãos e entidades da AdministraçãoPública Federal.

OS MINISTROS DE ESTADO DA JUSTIÇA E DO PLANEJAMENTO,ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso da atribuição quelhes conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, oDecreto nº 6.061, de 15 de março de 2007, e o Decreto nº 8.189, de21 de janeiro de 2014, e tendo em vista o disposto nos arts. 1º, 4º e18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 1.094, de23 de março de 1994, e no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de2003, resolvem:

Art. 1º Ficam definidos os procedimentos gerais para o desenvolvimentodas atividades de protocolo, de observância obrigatória,no âmbito dos órgãos e entidades da Administração PúblicaFederal, na forma do Anexo.

§1º Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-seatividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, adistribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação dedocumentos avulsos para formação de processos, e os respectivosprocedimentos decorrentes.

§2º As atividades de protocolo são aplicáveis a todos osdocumentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte.

§3º É facultativo às empresas estatais federais adotarem, noque couber, o disposto no Anexo.

Art. 2º Os casos omissos serão dirimidos, em conjunto, peloArquivo Nacional do Ministério da Justiça e pela Secretaria de Logísticae Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento,Orçamento e Gestão.

Art. 3º O Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e aSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério doPlanejamento, Orçamento e Gestão poderão, em conjunto, expedirorientações complementares aos dispositivos desta Portaria Interministeriale promover atualizações do Anexo.

Parágrafo único. As atualizações do Anexo serão publicadasnos sítios eletrônicos www.siga.arquivonacional.gov.br e www.comprasgovernamentais.com.br.

Art.4º Esta Portaria entra em vigor 180 (cento e oitenta) diasapós a data de sua publicação.

JOSÉ EDUARDO CARDOZO
Ministro de Estado da Justiça

NELSON BARBOSA

Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão

ANEXO

PROCEDIMENTOS GERAIS PARA O DESENVOLVIMENTODASATIVIDADES DE PROTOCOLO NO ÂMBITO DOS ÓRGÃOS EENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

1 - OBJETIVO

Padronizar os procedimentos gerais para o desenvolvimentodas atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades daAdministração Pública Federal.

2 - ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação,o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expediçãoe a autuação de documentos avulsos para formação de processos,e os respectivos procedimentos decorrentes.

Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal,conforme normativa específica, deverão atribuir um Número Únicode Protocolo - NUP para todos os processos, bem como para osdocumentos avulsos que se enquadrem nos seguintes casos:

.documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidadee que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisãoadministrativa e que necessite de tramitação; ou

.documento avulso produzido no âmbito de outro órgão ouentidade e que não tenha recebido NUP na origem.

Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal queutilizarem sistema informatizado para o desenvolvimento das atividadesde protocolo deverão observar os requisitos apresentados noModelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticade Documentos - e-ARQ Brasil.

2.1 - Recebimento, classificação e registro

Nas hipóteses de sigilo da informação, o tratamento dosdocumentos digitais e não digitais, avulsos ou processos, deve observaro disposto na legislação específica em vigor.

2.1.1 - Quanto aos documentos não digitais:

a) verificar se o documento, avulso ou processo, destina-seao órgão ou entidade, independentemente de o destinatário ser ou nãoocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de recebimento,este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizadoe devolvido. Caso o mesmo não se destine ao órgão ou entidade,providenciar a sua devolução;

b) verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo,encontra-se íntegro. Havendo danos no invólucro, registrar ofato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridadecompetente;

c) separar os documentos avulsos de caráter oficial daquelesde caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentosdeterminados pelo órgão ou entidade;

d) separar os documentos, avulsos ou processos, de caráteroficial em ostensivos ou sigilosos. Os documentos, avulsos ou processos,de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo como estabelecido pela legislação em vigor;

e) identificar o documento, avulso ou processo, caracterizadocomo "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação,registro e distribuição;

f) verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhadodo(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s)indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente paraque seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente;

g)verificar se o documento avulso será objeto de autuaçãoou não, conforme regulamentação interna do órgão ou entidade. Emcaso afirmativo, proceder conforme o item 2.6. Caso não seja objetode autuação nem tenha sido atribuído NUP, apor, na margem superiorda primeira folha do documento avulso, etiqueta ou carimbo, emtamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo dainformação registrada, conforme Figura 1:

Figura 1

h) classificar o documento, avulso ou processo, relativo àsatividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo ConselhoNacional de Arquivos - CONARQ, e o relativo às atividades-fim deacordo com as classes elaboradas por cada órgão ou entidade e aprovadaspelo Arquivo Nacional; e

i) registrar o documento, avulso ou processo, em sistemainformatizado ou excepcionalmente em formulário, no qual constarãoos seguintes dados identificadores:

.a espécie/tipo do documento;

.o número e a data de produção do documento;

.a data de recebimento do documento;

.o identificador de que o documento é avulso ou processo;

.o Número Único de Protocolo - NUP;

.o número de anexo(s);

.o número de volume(s);

.o código de classificação e o respectivo descritor, ou oassunto a que se refere o documento;

.o remetente/interessado/representante legal; e

.o destinatário.

2.1.2 - Quanto aos documentos digitais:

Documentos digitais, avulsos ou processos, devem ser recebidospor meio de transmissão entre sistemas integrados, que podeser realizada de duas maneiras, a critério do órgão ou entidade:

.centralizada em uma unidade de protocolo/protocolizadora,que procederá o registro e encaminhará o(s) documento(s) para odestinatário; ou

.diretamente para o destinatário.

Excepcionalmente, documentos avulsos digitais também podemser recebidos por meio de correio eletrônico (centralizado emuma unidade de protocolo/protocolizadora ou diretamente para o destinatário)ou em mídias removíveis (centralizado em uma unidade deprotocolo/protocolizadora), desde que o órgão ou entidade possuacapacidade tecnológica para o recebimento e leitura, empregandorecursos para apoiar a confiabilidade, autenticidade e acessibilidadedesses documentos.

Observação:

É obrigatória a capacidade de leitura de documentos digitaisnos formatos definidos nos Padrões de Interoperabilidade de GovernoEletrônico - ePING, no que diz respeito a arquivos do tipo documento(texto estruturado), planilha, apresentação, imagens estáticas, áudio evídeo. Outros formatos digitais poderão ser utilizados pelos órgãos eentidades, desde que previamente acordado pelas partes.

2.1.2.1 - Transmissão centralizada em uma unidade de protocolo/protocolizadora

Nocaso de transmissão centralizada em uma unidade deprotocolo/protocolizadora, por meio de sistemas integrados ou correioeletrônico, devem ser seguidos os procedimentos abaixo:

a) verificar se o documento, avulso ou processo, destina-seao órgão ou entidade, independentemente de o destinatário ser ou nãoocupante do cargo indicado. Havendo solicitação de confirmação derecebimento, esta deverá ser feita por meio do sistema de transmissão,com registro da data e do responsável pelo recebimento. Casoo mesmo não se destine ao órgão ou entidade, comunicar o equívocoao remetente;

b) separar os documentos avulsos de caráter oficial daquelesde caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentosdeterminados pelo órgão ou entidade;

c) separar os documentos, avulsos ou processos, de caráteroficial em ostensivos ou sigilosos. Os documentos, avulsos ou processos,de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo como estabelecido pela legislação em vigor;

d) identificar o documento, avulso ou processo, caracterizadocomo "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação,registro e distribuição;

e) verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhadodo(s) respectivo(s) anexo(s) e verificar a integridade dosarquivos recebidos. Havendo perda ou corrupção de dados, comunicarao remetente para que seja providenciado novo envio;

f) verificar se o documento avulso será objeto de autuaçãoou não, conforme regulamentação interna do órgão ou entidade. Emcaso afirmativo, proceder conforme o item 2.6;

g) classificar o documento, avulso ou processo, relativo àsatividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo CONARQ,e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas porcada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional; e

h) registrar o documento, avulso ou processo, em sistemainformatizado ou excepcionalmente em formulário, no qual constarãoos seguintes dados identificadores:

.a espécie/tipo do documento;

.o número e a data de produção do documento;

.a data de recebimento do documento;

.o identificador de que o documento é avulso ou processo;

.o Número Único de Protocolo - NUP;

.o número de anexo(s);

.o número de volume(s);

.o código de classificação e seu respectivo descritor ou oassunto a que se refere o documento;

.o remetente/interessado/representante legal; e

.o destinatário.

2.1.2.2 - Transmissão diretamente para o destinatário

No caso de transmissão diretamente para o destinatário, pormeio de sistemas integrados ou correio eletrônico, deverão ser seguidasas alíneas a, c, d, e, f, g, h acima descritas pelo própriodestinatário, que em seguida deverá realizar o registro diretamente nosistema informatizado em uso no órgão ou entidade ou solicitar providênciasjunto à unidade de protocolo/protocolizadora. Na transmissão,deve-se observar o emprego de recursos para apoiar a confiabilidade,autenticidade e acessibilidade dos documentos transmitidos.

2.1.2.3- Recebimento em mídias removíveis

No caso de recebimento em mídias removíveis, o órgão ouentidade deverá registrar o documento avulso que encaminha a mídiaremovível, de acordo com os passos descritos no item 2.1.1. Quantoà mídia removível, deverá ser seguido um dos seguintes procedimentos:

.mantera mídia removível junto ao documento para envio aodestinatário; ou

.caso o órgão ou entidade adote sistema informatizado, inseriros documentos digitais no sistema para envio ao destinatário pormeio deste.

Observações:

1) Os documentos digitais encaminhados por meio de mídiasremovíveis deverão, por motivo de preservação e controle de autenticidade,ser salvos em ambiente estável e controlado, passandoeste a ser o documento mantido e utilizado pelo órgão ou entidade.

Essa operação deverá ser realizada pela unidade de protocolo/protocolizadoraou pela unidade destinatária, a critério do órgãoou entidade.

2) O ambiente para armazenamento do documento digitalpode ser no sistema informatizado em uso ou uma área controlada narede corporativa do órgão ou entidade. Após a operação a mídiaremovível poderá ser eliminada, a critério do órgão ou entidade.

2.1.3 - Quanto à conversão de documentos não digitais emdigitais e vice-versa

O contexto tecnológico adotado no órgão ou entidade determinao procedimento a ser adotado com os documentos avulsosrecebidos a fim de possibilitar a inclusão em processos ou paraintegração em fluxo de trabalho informatizado. Desta forma, documentosavulsos não digitais poderão ser digitalizados e documentosavulsos digitais poderão ser impressos, de acordo com as recomendaçõesdescritas a seguir.

Para a digitalização de documentos avulsos recebidos observar-se-ãoas seguintes possibilidades:

apresentação pelo interessado do documento avulso originalou cópia autenticada administrativamente ou cópia autenticadaem cartório para digitalização imediata, devolvendo-o no ato. O documentoresultante da digitalização será anexado ao processo digitalou integrado em fluxo de trabalho informatizado. Neste caso, há aformação de um processo totalmente digital;

apresentação pelo interessado do documento avulso originale sua cópia simples para autenticação administrativa e posteriordigitalização. Neste caso, a unidade de protocolo fará a conferênciada cópia com o documento original, efetuando autenticação administrativada cópia, conforme Figura 30, registrando também a horado recebimento no protocolo e devolvendo o documento original deimediato ao interessado. Depois de realizada a digitalização, as cópiassimples autenticadas administrativamente poderão ser descartadas oudisponibilizadas para devolução ao interessado, a critério do órgão ouentidade. O documento resultante da digitalização será anexado aoprocesso digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizadoNeste caso, há a formação de um processo totalmente digital; ou

recebimento e retenção de documento avulso original oucópia autenticada administrativamente ou de cópia autenticada emcartório para posterior digitalização e anexação a processo digital ouintegração em fluxo de trabalho informatizado. Os documentos avulsosoriginais ou as cópias autenticadas retidos devem ser classificados;arquivados e mantido(s) nos termos da temporalidade e destinaçãode documentos de arquivo aprovados pelo CONARQ ou peloArquivo Nacional para uso no órgão ou entidade. Neste caso há aformação de um processo totalmente digital ou um processo híbrido,à critério do órgão ou entidade.

Para a impressão de documentos avulsos digitais recebidos, aserem anexados em processos não digitais, tais como mensagens decorreio eletrônico e seus anexos e documentos avulsos recebidos emmídias removíveis, observar-se-ão as seguintes orientações:

as cópias produzidas deverão ter, de forma explícita, as informaçõesde que se trata de cópia impressa, serem autenticadasadministrativamente, datadas e ter elementos de identificação do documentooriginal digital, a critério do órgão ou entidade, tais como: oidentificador do documento, localização, nome do arquivo digital.Estas informações devem ser impressas na cópia, ou apostas na formade etiqueta ou carimbo, em tamanho a ser definido pelo órgão ouentidade, sem prejuízo da informação registrada, conforme Figura2:

Figura 2

.os originais digitais deverão ser arquivados e mantidos nostermos da tabela de temporalidade e destinação de documentos dearquivo aprovada pelo CONARQ ou pelo Arquivo Nacional para usono órgão ou entidade; e

.nem todo documento digital é passível de impressão emrazão de funcionalidades que não são recuperadas em um documentoimpresso. Sendo assim, deve-se optar pela formação de processo(s)híbrido(s), evitando-se a impressão dos documentos originais digitais.

Observação:

Processosnão digitais podem ser digitalizados no recebimentoa fim de facilitar seu acesso dentro do órgão ou entidade, casoeste faça uso de sistemas informatizados. A anexação de documentose despachos necessários será realizada no processo originalmenterecebido, que será devolvido ao órgão ou entidade de origem no seuformato original.

2.2 - Distribuição

Os procedimentos de distribuição para os documentos digitaissão os mesmos adotados para os documentos não digitais.

A distribuição dos documentos, avulsos ou processos, aosseus destinatários deverá ser registrada em sistema informatizado ouexcepcionalmente em formulário.

Este registro deverá contemplar as seguintes informações:

.identificação do documento por meio do NUP;

.remetente/interessado/representante legal;

.destinatário;

.especificações do documento, avulso ou processo, encaminhado:espécie/tipo, número e data de produção; identificador de queo documento é avulso ou processo; número de anexos e número devolumes; código de classificação e o respectivo descritor ou o assuntoa que se refere o documento;

.data do encaminhamento;

.identificação do responsável pelo encaminhamento;

.data do recebimento;

.identificação do responsável pelo recebimento; e

.providências a serem implementadas, quando couber.2.3 - Controle da tramitaçãoOs procedimentos de controle da tramitação para os documentosdigitais são os mesmos adotados para os documentos nãodigitais.É vedada a tramitação de documento, avulso ou processo,sem o respectivo registro no instrumento de encaminhamento e decontrole da tramitação, disponíveis em sistema informatizado ou excepcionalmenteem formulário.Este registro deverá contemplar as seguintes informações:.identificação do documento por meio do NUP;.remetente/interessado/representante legal;.destinatário;.especificações do documento, avulso ou processo, encaminhado:espécie/tipo, número e data de produção; identificador de queo documento é avulso ou processo; número de anexos e número devolumes; código de classificação e o respectivo descritor ou o assuntoa que se refere o documento;.data do encaminhamento;.identificação do responsável pelo encaminhamento;.data do recebimento;.identificação do responsável pelo recebimento; e.providências a serem implementadas, quando couber.2.4 - Expedição2.4.1 - Quanto aos documentos não digitais:a) classificar o documento, avulso ou processo, relativo àsatividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo CONARQ,e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas porcada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional;b) registrar o documento, avulso ou processo, em sistemainformatizado ou excepcionalmente em formulário, conforme dispõea letra i do item 2.1.1;c) encaminhar o documento, avulso ou processo, para serexpedido pela unidade de protocolo/protocolizadora, que verificará seo mesmo foi registrado, bem como se está classificado e acompanhadodo(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s)indicado(s). Caso seja verificada alguma inconsistência, o documento,avulso ou processo, deverá ser devolvido para a unidadeadministrativa para que a inconsistência seja resolvida;d) registrar a expedição do documento, avulso ou processo,em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário; ee) efetuar a expedição do documento, avulso ou processo,adotando medidas quanto à segurança, de modo que o mesmo nãocorra riscos de perda ou extravio. Todo documento, avulso ou processo,expedido será acondicionado em invólucro específico, apondoseetiqueta com os dados identificadores, conforme Figuras 3 e 4.Observação: No caso da expedição de documentos, avulsosou processos, de caráter oficial sigiloso deverá ser observado o estabelecidopela legislação em vigor.

Figura 3

Figura 4

2.4.2 - Quanto aos documentos digitais:

Documentos digitais, avulsos ou processos, devem ser transmitidos(expedidos) por meio de sistemas integrados. Excepcionalmente,documentos avulsos digitais também podem ser expedidos pormeio de correio eletrônico ou em mídias removíveis.

Na expedição deverão ser seguidos os seguintes procedimentos:

a)classificar o documento, avulso ou processo, relativo àsatividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo CONARQ,e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas porcada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional;

b) registrar o documento, avulso ou processo, conforme dispõea letra h do item 2.1.2.1;

c) verificar se o documento está acompanhado do respectivoanexo;

d) registrar a expedição do documento; e

e) transmitir o documento adotando medidas quanto à segurança,de modo que o mesmo não corra riscos de perda ou corrupçãode dados.

No caso de expedição de documentos avulsos digitais emmídia removível, o órgão ou entidade deverá proceder de acordo comos passos descritos no item 2.4.1 (expedição de documentos nãodigitais). O(s) documento(s) digital(is), contido(s) na mídia removível,será(ão) encaminhado(s) ao destinatário como anexo(s) a umdocumento não digital. Nesse caso deverão ser empregados recursospara apoiar a confiabilidade, autenticidade e acessibilidade dos documentosexpedidos.

Observação:

Os documentos de caráter particular, digitais e não digitais,não serão expedidos pelo órgão ou entidade.

2.5 - Exigência

É o pedido de esclarecimento acerca dos documentos, avulsosou processos, e/ou informações, recebidas pelo órgão ou entidade,que estejam incompletas ou equivocadas ou apresentem inconsistênciasou falhas.

Deverão ser adotados os mesmos procedimentos para os documentosdigitais e para os documentos não digitais, quando os documentos,avulsos ou processos, recebidos pelo órgão ou entidade,caírem em exigência. Poderá ser promovida diligência, visando oesclarecimento da situação e a indicação das providências necessárias.

Osdocumentos, avulsos ou processos, que caírem em exigênciadeverão ser devolvidos à unidade administrativa responsávelpelas informações incompletas ou equivocadas e/ou pelas inconsistênciasou falhas para que essas sejam sanadas, seja no âmbito dopróprio órgão ou entidade, seja em outro órgão ou entidade.

No caso de processos, digitais e não digitais, relativos àpessoa física ou jurídica, não pertencentes à Administração PúblicaFederal, esta pessoa deverá ser convocada pela unidade administrativainteressada por meio de correspondência registrada, com aviso derecebimento (AR), ou por meio eletrônico que garanta o efetivorecebimento pela parte interessada para que seja(m) cumprida(s) a(s)exigência(s). A cópia da convocação expedida será anexada ao processo,juntamente com o respectivo aviso/confirmação de recebimento.

2.6- Autuação de documento avulso para formação de processo

Aautuação de documentos avulsos para formação de processosé obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requereranálises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativasdos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

O processo pode ser iniciado pela unidade protocolizadora,quando existir regulamentação interna do órgão ou entidade, porsolicitação da unidade administrativa, por meio de despacho da autoridadecompetente, ou por requerimento do interessado.

A autuação de processos não digitais somente poderá serefetuada pela unidade protocolizadora. Nos processos digitais a autuaçãopoderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente nosistema informatizado, desde que o procedimento seja monitoradopela unidade protocolizadora.

O processo deve ser formado, sempre que possível, por documentoavulso original, não digital ou digital. No caso da necessidadede uso de cópia, não digital ou digital, devem ser observadasas orientações do item 2.1.3.

Procedimentos adotados para a formação de processo:

2.6.1 - Quanto aos processos não digitais:

a) prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo,padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, namargem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a ordem cronológicado documento mais antigo para o mais recente;

b) apor, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a serdefinido pelo órgão ou entidade, contendo as seguintes informações,conforme Figura 5:

.nome do ministério ou órgão equivalente;

.nome do órgão ou entidade, quando couber;

.nome da unidade protocolizadora;

.número do processo (NUP);

.data de autuação;

.nome do interessado; e

.código de classificação e o respectivo descritor ou o assuntoa que se refere o documento.

Figura 5

c) apor, no canto superior direito, na frente da primeira folhado processo, etiqueta ou carimbo em tamanho a ser definido peloórgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada, conformeFigura 6:

Figura 6

d) numerar as folhas, apondo o carimbo específico para numeraçãode folhas, de acordo com o disposto no item 2.7.1;

e) apor, no canto superior direito, na frente da última folhaautuada pela unidade protocolizadora, o carimbo ou etiqueta, emtamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo dainformação registrada, conforme Figura 7:

Figura 7

f) identificar, na capa do processo, no campo referente aoregistro da tramitação, a unidade administrativa para a qual o processoserá distribuído. O preenchimento deste campo é obrigatóriopara cada distribuição/movimentação/tramitação do processo, observando-seo disposto na letra e do item 2.15;

g) registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmenteem formulário; e

h) enviar o processo para a unidade administrativa destinatáriacom o envelope que encaminhou o documento avulso que foiautuado. Caberá à unidade administrativa destinatária a decisão sobrea necessidade da anexação do envelope ao processo. Neste caso, oenvelope constituirá uma folha e deverá ser numerado.

Observação:

Os carimbos ou etiquetas retratados nas Figuras 6 e 7 delimitamo âmbito de atuação da unidade protocolizadora, isto é, indicamo(s) documento(s) avulso(s) que foi(ram) autuado(s) e quedeu(ram) origem ao processo.

2.6.2 - Quanto aos processos digitais:

a) criar e registrar um processo no sistema informatizado,constando as seguintes informações de identificação:

.nome do ministério ou órgão equivalente;

.nome do órgão ou entidade, quando couber;

.nome da unidade administrativa;

.número do processo (NUP);

.data de autuação;

.nome do interessado; e

.código de classificação e o respectivo descritor ou o assuntoa que se refere o documento.

b) associar os documentos digitais de forma que os documentosintegrantes do processo sejam apresentados sempre na mesmasequência;

c) registrar no sistema informatizado a unidade administrativana qual o processo será instruído. Essa informação é obrigatóriapara cada distribuição/movimentação/tramitação do processo.As informações de trâmites deverão ser apresentadas sempre juntocom as demais informações de identificação do processo digital; e

d) quando a autuação ocorrer na unidade protocolizadora, oprocesso deverá ser encaminhado para a unidade administrativa naqual será instruído, por meio de sistema informatizado.

2.7 - Numeração de folhas

2.7.1 - Quanto aos processos não digitais:

A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidadeprotocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, emordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem,mediante carimbo específico, que deverá ser aposto no canto superiordireito na frente da folha, em tamanho a ser definido pelo órgão ouentidade, sem prejuízo da informação registrada.

O carimbo específico para numeração de folhas deverá conteros seguintes dados, conforme Figuras 8 e 9:

.a sigla da unidade protocolizadora/unidade administrativa;

.o nome do órgão ou entidade, podendo ser adotada sigla ounome abreviado, desde que garanta a inequívoca identificação doórgão ou entidade;

.espaço para apor o número da folha; e

.espaço para apor a rubrica do servidor que estiver numerandoa folha.

Para este procedimento, observar que:

a) a capa do processo não será numerada;

b) a primeira folha do processo não receberá o carimbo

específico para numeração de folhas, devendo ser aposto o carimbo

conforme Figura 6;

c) apor na segunda folha do processo o carimbo conforme

Figura 8, específico para a numeração de folhas na unidade pro-

tocolizadora, devendo ser registrado no campo fl. o número 2;

d) o verso da folha não será numerado. Quando for ne-

cessária a sua citação, terá como referência a letra "v", da palavra

verso, seguida da indicação do número da folha;

e) no caso do servidor que estiver numerando a folha co-

meter erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a

numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo

da informação registrada, com o número correto da folha, conforme

Figuras 10 e 11:

f) é vedada a repetição de números para as folhas do processo,bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciaçãoutilizando-se letras e números;

g) nos processos originados em outro órgão ou entidade daAdministração Pública Federal, deve-se, quando da anexação de folhas,prosseguir com a numeração existente, apondo o carimbo daunidade administrativa responsável pela operação;

h) no caso de se detectar erro na numeração cometido porterceiros, e se não houver registro do ocorrido, deve-se registrar ofato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração.Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, oprocesso deverá ser devolvido ao destinatário, por meio de despacho,informando a ocorrência;

i) qualquer correção de numeração deverá ser registrada ejustificada, por meio de despacho no referido processo;

j) no caso da existência de espaço em branco na frente e noverso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonalpara evitar a inclusão indevida de informações; e

k) apor o carimbo "Em Branco", conforme Figura 12, noverso das folhas que não contenham informações registradas:

Figura 12Observação:

As folhas com o verso em branco de processos constituídosanteriormente à vigência desta Portaria poderão ter o verso carimbado,conforme Figura 12, sempre que for exigido. A ocorrênciadeverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridadecompetente solicitante, o motivo e a data da solicitação e as folhas aserem carimbadas. A partir da vigência desta Portaria os versos dasfolhas que forem inseridas e não contiverem informações deverão serobrigatoriamente carimbados.

2.7.2 - Quanto aos processos digitais:

Nos processos digitais não há necessidade de numeração defolha/página. No entanto, tem-se que garantir que os documentosintegrantes do processo digital recebam numeração sequencial semfalhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesmanumeração.

A inserção de novos documentos deve ser feita sempre apóso último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dodocumento no processo quando da anexação de documento avulso aprocesso.

Para os documentos que possuem paginação fixa, deve-seregistrar o total de páginas deste documento. Considera-se paginaçãofixa quando um documento se apresenta com a mesma configuraçãode páginas sempre que é visualizado.

2.8 - Encerramento e abertura de volumes

2.8.1 - Quanto aos processos não digitais:

Cada volume de um processo deverá conter, no máximo,duzentas folhas, incluindo o "Termo de Encerramento de Volume".

Quando da inclusão de folhas em um processo for verificadoque serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas por volume, aautoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitandoo processo, deverá solicitar à unidade protocolizadora, pormeio de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anteriorserá encerrado com as folhas que contiver. Exemplo: Havendo umprocesso contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documentoavulso contendo cinquenta folhas, encerrar-se-á o volume com 180folhas e abrir-se-á novo volume com o referido documento de cinquentafolhas.

Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassandoas duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusãoao processo e, desde que o documento não contenha mais devinte folhas.

Documento avulso que contenha, originalmente, mais de duzentasfolhas, deverá ser dividido.

Procedimentos para o encerramento e a abertura de um novovolume:

a)lavrar o "Termo de Encerramento de Volume", conformeFigura 13, em folha a ser anexada após a última folha do processo,numerando-a sequencialmente;

Figura 13

b) lavrar o "Termo de Abertura de Volume", conforme Figura14, o qual será a primeira folha do novo volume, numerando-a eobservando que a numeração das folhas obedecerá à sequência dovolume anterior;

Figura 14

c) apor, na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta emtamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo dainformação registrada, conforme Figura 15, contendo as informaçõesabaixo:

.nome do ministério ou órgão equivalente;

.nome do órgão ou entidade, quando couber;

.nome da unidade protocolizadora;

.número do processo (NUP);

.data de autuação;

.número do volume (utilizar numeração ordinal);

.data de abertura do volume;

.nome do interessado; e

.código de classificação e o respectivo descritor ou o assuntoa que se refere o documento.

Figura 15

d) registrar as operações de encerramento e de abertura donovo volume em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário;e

e) registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmenteem formulário.

Observação:

Os volumes do processo tramitarão juntos.

2.8.2 - Quanto aos processos digitais:

Para os processos digitais não é necessária a existência devolumes, ficando essa decisão a critério do órgão ou entidade, deacordo com sua conveniência. No caso da adoção de volumes, deverãoser observados os seguintes procedimentos:

a) registrar o encerramento do volume em sistema informatizado,com as seguintes informações:

.data e hora de encerramento;

.responsável pelo encerramento; e

.número de documentos do volume;

b) abrir e registrar o novo volume em sistema informatizado,com as seguintes informações:

.data e hora de abertura;

.responsável pela abertura; e

.identificador do número sequencial do primeiro documentoa ser inserido.

Observações:

1) As seguintes informações de identificação devem ser exibidasquando o volume for apresentado:

.nome do ministério ou órgão equivalente;

.nome do órgão ou entidade, quando couber;

.nome da unidade administrativa;

.número do processo (NUP);

.data de autuação;

.número do volume (utilizar numeração ordinal);

.data de abertura do volume;

.nome do interessado; e

.código de classificação e o respectivo descritor ou o assuntoa que se refere o documento.

2) A numeração sequencial dos documentos seguirá a dovolume anterior.

3) Os volumes do processo tramitarão juntos.

2.9 - Despacho

Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competentedá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisõesem documentos, avulsos ou processos.

Os despachos podem ser informativos ou decisórios. Os despachosinformativos, ou despachos de mero expediente, objetivam darprosseguimento ao documento, avulso ou processo, enquanto que os

despachos decisórios envolvem uma decisão administrativa sobre matériase assuntos submetidos à apreciação da autoridade competente.

2.9.1 - Quanto aos processos não digitais:

Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo seráfeita por intermédio de despacho na última folha do processo oumediante a utilização de folha de despacho, sendo que poderão seranexadas ao processo tantas folhas de despacho quantas forem necessárias.As folhas de despacho deverão ser carimbadas, numeradase rubricadas, de acordo com o disposto no item 2.7.1.

Para os despachos deverão, sempre que possível, ser utilizadosa frente e o verso da folha do processo, não sendo permitidaa inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento.

Nos casos de despacho com impressão em frente e verso, pormeio de equipamento informatizado, a margem lateral esquerda dafrente da folha e a margem lateral direita do verso da folha deverãoter 3 cm, visando preservar as informações contidas quando a folhafor perfurada.

Dos despachos podem constar o destinatário, a providência aser implementada, a data, a assinatura e matrícula do remetente e,quando couber, a matéria tratada.

Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridadedeverá fazer dois traços em diagonal e escrever "SEM EFEITO".Datar, assinar e apor carimbo.

2.9.2 - Quanto aos processos digitais:

Nos processos digitais o despacho pode ser realizado pormeio de inserção de documento digital no processo ou por meio deregistro em campo apropriado do sistema informatizado. No caso dodespacho ser registrado em campo do sistema informatizado, toda vezque o processo for visualizado, os documentos e os respectivos despachostem que ser apresentados na ordem em que foram inseridos noprocesso.

Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridadedeverá informar a ação no sistema, que irá registrar a informaçãode que o despacho foi cancelado, a data e o nome daautoridade responsável pelo cancelamento. Mesmo após seu cancelamento,o despacho deve continuar integrando o processo digital, edeve sempre ser apresentado de tal maneira que a informação de quefoi cancelado, o nome e a data do responsável estejam explícitos.

2.10 - Juntada

Juntada é a união de processo(s) a processo ou de documento(s)avulso(s) a processo, realizando-se por anexação ou apensação.

Ajuntada de processo(s) a processo somente poderá serexecutada pela unidade protocolizadora, enquanto que a juntada dedocumento(s) avulso(s) a processo poderá ser executada pela unidadeadministrativa onde o processo estiver sendo instruído.

Nos processos digitais, a juntada poderá ser registrada porusuário autorizado diretamente no sistema informatizado, desde que oprocedimento seja monitorado pela unidade protocolizadora. Os procedimentosde juntada são efetivados automaticamente pelo sistemainformatizado após o registro da operação.

2.10.1 - Juntada por anexação

A juntada por anexação visa à continuidade da ação administrativae ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento dejuntada por anexação, seja de documento(s) avulso(s) a processo, sejade processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) doprocesso, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento.

2.10.1.1- Juntada por anexação de documento(s) avulso(s) aprocesso

Esta juntada se caracteriza pela inclusão de documento(s)avulso(s) a processo, desde que referentes a um mesmo interessado eassunto, sendo que o(s) documento(s) avulso(s) anexado(s) passa(m)a compor o processo.

No caso de processo não digital, deve-se obedecer sequencialmentea numeração das folhas. Quanto ao processo digital, devesegarantir o sequenciamento sem falhas dos documentos que o integram.

2.10.1.1.1- Quanto aos processos não digitais:

a) informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s)avulso(s) será(ão) anexado(s) ao processo. O despacho deve ser feitona última folha do processo ou mediante a utilização de folha dedespacho e deverá anteceder o(s) documento(s) avulso(s) anexado(s);

b)reunir o(s) documento(s) avulso(s) a ser(em) anexado(s);

c) anexar o(s) documento(s) avulso(s) em questão;

d) numerar a(s) folha(s) do(s) documento(s) avulso(s) anexado(s)ao processo; e

e) registrar a operação em sistema informatizado, no caso dedocumento(s) avulso(s) que já receberam NUP. Deverá ser informadasua anexação com a indicação do número do processo - NUP.

Observação:

1) Documento(s) avulso(s) encadernado(s), cartaz(es), brochura(s)não deverá(ão) ser inseridos(s) no processo, mas se constituirá(ão)em anexo(s), devendo este procedimento ser registrado pormeio de despacho. Nestes casos, apor etiqueta ou carimbo de identificação,em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, semprejuízo da informação registrada, conforme Figura 16:

Figura 16

2) Na anexação de documento(s) avulso(s) em tamanho reduzido,observar:

.se o documento avulso apresenta informação apenas na frente,deverá ser colado em folha de papel branco, tamanho A4;

.se o documento avulso apresenta informação na frente e noverso, deverá ser colado de maneira a não prejudicar a leitura dasinformações registradas tanto na frente como no verso; e

.se houver a possibilidade de fixação de mais de um documentoavulso na mesma folha, seguir as orientações previstas nosdois itens acima.

Informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s)foi(ram) colado(s). A(s) folha(s) com o(s) documento(s) colado(s)deverá(ão) ser numerada(s), obedecendo a sequência.

2.10.1.1.2 - Quanto aos processos digitais:

a) reunir o(s) documento(s) avulso(s) a ser(em) anexado(s);

b) informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s)avulso(s) será(ão) anexado(s) ao processo;

c) caso o(s) documento(s) avulso(s) não tenha(m), ainda,sido registrado(s) no sistema informatizado, realizar o registro; e

d) anexar o(s) documento(s) avulso(s) ao processo, por meiodo sistema informatizado.

Observação:

A fim de apoiar a autenticidade do processo digital, o procedimentode juntada por anexação deverá ser finalizado pelo sistemainformatizado, por meio das seguintes ações:

.registro, nos dados do(s) documento(s) avulso(s), do númeroidentificador do processo ao qual está(ão) sendo anexado(s); e

.atribuição da numeração sequencial do(s) documento(s)avulso(s) no processo.

2.10.1.2 - Juntada por anexação de processo(s) a processo

Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos(processos acessórios) a outro processo (processo principal),desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, prevalecendoo número do processo mais antigo, ou seja, o processo principal.

A anexação de processo(s) a processo(s) não digital(is) somentepoderá ser executada pela unidade protocolizadora. Nos processosdigitais, essa anexação poderá ser realizada diretamente nosistema informatizado por usuário autorizado, de maneira que sepossa garantir o monitoramento desta operação pela unidade protocolizadora.

2.10.1.2.1- Quanto aos processos não digitais:

a) manter a capa e o conteúdo do processo principal que,obrigatoriamente, será o processo mais antigo;

b) lavrar o "Termo de Juntada por Anexação", em folha a seranexada após a última folha do processo principal, conforme Figura17:

Figura 17

c) o processo a ser anexado (processo acessório) deverá sercolocado logo após o Termo de Juntada por Anexação, sendo presocom o trilho plástico. A capa do processo acessório será dobradaverticalmente e não deverá ser numerada. Quando da anexação demais de um processo deverá ser obedecida a ordem cronológica, ouseja, do mais antigo para o mais recente;

d) anular com um "X" a numeração das folhas do processoque está sendo anexado (processo acessório), conforme Figura 10, eapor o carimbo específico para numeração de folhas, conforme Figura11, renumerando-as e rubricando-as, seguindo com a numeração doprocesso principal;

e) nos casos em que as folhas do processo principal somadasao processo acessório ultrapassarem as duzentas folhas, além dosprocedimentos descritos acima, deverão ser seguidos também os descritosno item 2.8, referente ao encerramento e abertura de volumes;

f)apor, na capa do processo principal, no campo "Observações",a seguinte informação: "Processo(s) anexado(s) número(s)__________";

g) registrar a operação de anexação em sistema informatizadoou excepcionalmente em formulário; e

h) providenciar a devolução do processo à unidade administrativaque solicitou a anexação para que sejam tomadas as providênciasinformadas no despacho.

Observação:

Quando do ato de anexação de processo(s) a processo forconstatada a ausência de folhas, anexos e/ou volumes, a unidadeprotocolizadora deverá registrar o fato por meio de despacho a seranexado como último documento do processo principal.

2.10.1.2.2 - Quanto aos processos digitais:

a) inserir o(s) processo(s) acessório(s) após o último documentodo processo principal, por meio de sistema informatizado;e

b) verificar no sistema informatizado se o(s) processo(s)acessório(s) foi(ram) corretamente anexado(s) ao processo principal.

Observações:

1) A fim de apoiar a autenticidade do processo digital, oprocedimento de juntada por anexação deverá ser finalizado pelosistema informatizado, por meio das seguintes ações:

.registro do evento de anexação de processo(s) a processo;

.atualização do controle da numeração sequencial dos documentosno processo;

.registro, nos dados do processo principal, das seguintes informaçõesreferentes a cada processo anexado:

data e hora da anexação;

responsável pela anexação;

identificador do(s) processo(s) acessório(s);

identificador do último documento do processo principalantes da anexação; e

número de documentos que integram o(s) processo(s) acessório(s)no momento da anexação;

.registro, nos dados do(s) processo(s) acessório(s), das seguintesinformações:

data e hora da anexação;

responsável pela anexação; e

NUP do processo principal.

2) O NUP do(s) processo(s) anexado(s) deve ser exibidojunto com as informações de identificação do processo principal.

2.10.2 - Juntada por apensação de processo(s) a processo

A juntada por apensação de processo(s) a processo ocorre emcaráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e auniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes aum mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidadee independência.

Esta juntada se caracteriza pela junção de um ou mais processos(processos acessórios) a outro processo (processo principal).Neste procedimento, considera-se como processo principal o que contivero pedido da juntada por apensação, observando-se que este nãoserá, necessariamente, o processo mais antigo.

Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processospassam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrersomente no processo principal.

A apensação de processo(s) não digital(is) somente poderáser executada pela unidade protocolizadora. Nos processos digitais, aapensação poderá ser realizada diretamente no sistema informatizadopor usuário autorizado, de maneira que se possa garantir o monitoramentodesta operação pela unidade protocolizadora.

Nos processos digitais, é possível associar ou vincular doisou mais processos com matérias semelhantes de maneira que o trâmitede cada um siga independentemente e o acréscimo de novosdocumentos possa ser realizado em todos eles. No entanto, este procedimentonão se caracteriza por juntada. Quando se optar pela realizaçãode uma juntada por apensação, os processos necessariamentepassarão a tramitar juntos.

2.10.2.1 - Quanto aos processos não digitais:

a) manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarçoou similar de algodão cru com no mínimo 30 mm de largura,ficando o processo principal, isto é, o que contiver o pedido dajuntada por apensação, em primeiro lugar;

b) manter a numeração original das folhas de cada processo;

c)lavrar o "Termo de Juntada por Apensação", em folha aser anexada após a última folha do processo principal, conformeFigura 18:

Figura 18

d) apor, na capa do processo principal, no campo "Observações",a seguinte informação: "Processo(s) apensado(s) número(s)__________";

e) registrar a operação de apensação em sistema informatizadoou excepcionalmente em formulário; e

f) providenciar a devolução do(s) processo(s) apensado(s) àunidade administrativa que solicitou a apensação para que sejamtomadas as providências informadas no despacho.

2.10.2.2 - Quanto aos processos digitais:

a) apensar o(s) processo(s) acessório(s) ao processo principal,por meio de sistema informatizado; e

b) verificar no sistema informatizado se o(s) processo(s)acessório(s) foi(ram) corretamente apensado(s) ao processo principal.

Observações:

1)A fim de apoiar a autenticidade do processo digital, oprocedimento de juntada por apensação deverá ser finalizado pelosistema informatizado, por meio das seguintes ações:

.registro do evento de apensação de processo(s) a processo;

.manutenção do controle da numeração sequencial dos documentosem cada um dos processos;

.registro, nos dados do processo principal, das seguintes informaçõespara cada processo apensado:

data e hora da apensação;

responsável pela apensação;

identificador do(s) processo(s) apensado(s); e

número de documentos que integram o(s) processo(s)apensado(s) no momento da apensação;

.registro, nos dados do(s) processo(s) acessórios(s), das seguintesinformações:

data e hora da apensação;

responsável pela apensação; e

NUP do processo principal.

2) O acréscimo de novos documentos deverá ocorrer noprocesso principal.

3) O NUP do(s) processo(s) apensado(s) deve ser exibidojunto com as informações de identificação do processo principal.

2.11 - Desapensação de processo(s)

Ocorre quando há a necessidade de separar processo(s), anteriormente,juntado(s) por apensação.

A desapensação de processo(s) não digital (is) somente poderáser executada pela unidade protocolizadora. Nos processos digitais,a desapensação poderá ser realizada diretamente no sistemainformatizado por usuário autorizado, de maneira que se possa garantiro monitoramento desta operação pela unidade protocolizadora.

A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s)processo(s).

2.11.1 - Quanto aos processos não digitais:

a) informar, por meio de despacho, qual(is) processo(s) acessório(s) será(ão) desapensado(s) do processo principal. O despachodeverá constar da última folha do processo principal ou mediante autilização de folha de despacho;

b) separar fisicamente o(s) processo(s) acessório(s) do processoprincipal;

c) lavrar o "Termo de Desapensação", em folha a ser anexadaapós a última folha do processo principal, conforme Figura 19:

Figura 19

d) apor, na capa do processo principal, no campo "Observações",a seguinte informação: "Processo(s) desapensado(s) número(s)__________";

e) registrar a operação de desapensação em sistema informatizadoou excepcionalmente em formulário; e

f) providenciar a devolução do(s) processo(s) desapensado(s)à unidade administrativa que solicitou a desapensação para que sejamtomadas as providências informadas no despacho.

2.11.2 - Quanto aos processos digitais:

a) informar, por meio de despacho, qual(is) processo(s) acessório(s)será(ão) desapensado(s) do processo principal;

b) indicar no sistema informatizado o(s) processo(s) acessório(s)a ser(em) desapensado(s) do processo principal; e

c) verificar no sistema informatizado se a desapensação foirealizada corretamente.

Observação:

A fim de apoiar a autenticidade do processo digital, o procedimentode desapensação deverá ser realizado pelo sistema informatizado,por meio das seguintes ações:

.registro do evento de desapensação de processo(s);

.registro, nos dados do processo principal, das seguintes informações:

data e hora da desapensação;

responsável pela desapensação; e

identificador do(s) processo(s) desapensado(s);.registro, nos dados do(s) processo(s) acessórios(s), das seguintesinformações:

data e hora da desapensação;

responsável pela desapensação; e

NUP do processo principal.

2.12 - Desentranhamento

Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentosdo processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorreráquando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.O desentranhamento ocorre, também, quando se constata aanexação indevida ou duplicada de documentos, bem como quandohá necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros(pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos,entre outros) ou em outro processo já existente.

O desentranhamento só poderá ser executado pela unidadeprotocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da autoridadecompetente, justificando a operação.

Nos processos digitais, o desentranhamento poderá ser realizadodiretamente no sistema informatizado por usuário autorizado.O sistema informatizado tem que permitir o monitoramento da operaçãopela unidade protocolizadora.

É vedada a retirada do documento avulso e, quando for ocaso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.

2.12.1 - Quanto aos processos não digitais:

a) informar qual(is) folha(s) do processo será(ão) desentranhada(s),mediante despacho da autoridade competente;

b) separar fisicamente a(s) folha(s) do processo que será(ão)desentranhada(s), de acordo com o que consta no despacho da autoridadecompetente;

c) conservar a numeração original do processo que teve folha(s)desentranhada(s), não renumerando-as;

d) lavrar o "Termo de Desentranhamento", em folha a seranexada no lugar das folhas desentranhadas, observando-se que estafolha não será numerada, conforme Figura 20:

Figura 20

e) apor, na capa do processo principal, no campo "Observações",a seguinte informação: "Folha(s) desentranhada(s) número(s)__________";

f) registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmenteem formulário; e

g) providenciar a devolução da(s) folhas(s) desentranhada(s)e do(s) processo(s) à unidade administrativa que solicitou o desentranhamento.

2.12.2- Quanto aos processos digitais:

a) indicar no sistema informatizado o(s) documentos(s) aser(em) desentranhados(s); e

b) registrar justificativa no ato da operação em despachopróprio.

Observações:

1) A fim de apoiar a autenticidade do processo digital, oprocedimento de desentranhamento deverá ser finalizado pelo sistemainformatizado, por meio do registro das seguintes informações sobreo evento de desentranhamento:

.data e hora do desentranhamento;

.responsável pelo desentranhamento;

.identificador do(s) documento(s) retirado(s); e

.motivo do desentranhamento.

2) O sequenciamento dos documentos no processo não podeser alterado, de forma a se registrar que um ou mais documentosforam retirados.

2.13 - Desmembramento

Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentosdo processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorreráquando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado,para a formação de um novo processo.

O desmembramento só poderá ser executado pela unidadeprotocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da autoridadecompetente, justificando a operação.

Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser realizadodiretamente no sistema informatizado por usuário autorizado.O sistema informatizado tem que permitir o monitoramento da operaçãopela unidade protocolizadora.

É vedada a retirada do documento avulso e, quando for ocaso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.

2.13.1 - Quanto aos processos não digitais:

a) informar qual(is) folha(s) do processo será(ão) desmembradas(s),mediante despacho da autoridade competente;

b) separar fisicamente a(s) folha(s) do processo que será(ao)desmembrada(s), de acordo com o que consta no despacho da autoridadecompetente;

c) conservar a numeração original do processo que teve folha(s)desmembrada(s), não renumerando-as;

d) lavrar o "Termo de Desmembramento", em folha a seranexada no lugar das folhas desmembradas, observando-se que estafolha não será numerada, conforme Figura 21:

Figura 21

e) apor, na capa do processo principal, no campo "Observações",a seguinte informação: "Folha(s) desmembrada(s) número(s)__________";

f) registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmenteem formulário;

g) proceder a autuação da(s) folha(s) desmembrada(s), deacordo com os passos descritos no item 2.6; e

h) providenciar a devolução dos processos à unidade administrativaque solicitou o desmembramento.

2.13.2 - Quanto aos processos digitais:

a) indicar no sistema informatizado o(s) documentos(s) aser(em) desmembrados(s) para a formação de um novo processo digital;e

b) registrar justificativa no ato da operação em despachoapropriado.

Observações:

1) A fim de apoiar a autenticidade do processo digital, oprocedimento de desmembramento deverá ser finalizado pelo sistemainformatizado, por meio do registro das seguintes informações sobreo evento de desmembramento:

.data e hora do desmembramento;

.responsável pelo desmembramento;

.identificador do(s) documento(s) retirado(s);

.identificador do novo processo formado com o(s) documento(s)retirado(s); e

.motivo do desmembramento;

2) O sequenciamento sem falhas dos documentos no processonão pode ser alterado, de forma a se registrar que um ou maisdocumentos foram retirados.

2.14 - Reconstituição de processo

Os procedimentos para a reconstituição de processos digitaissão os mesmos adotados para os processos não digitais.

Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridadecompetente do órgão ou entidade deverá ser comunicada, cabendo aela promover a apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processoadministrativo, e designar, formalmente, um servidor ou umacomissão para proceder à reconstituição do processo, conforme descritoabaixo:

a) resgatar as informações e os documentos que integravamo processo perdido ou extraviado, solicitando, quando necessário, àsunidades administrativas por onde o processo tramitou, a disponibilizaçãode informações e/ou de cópias dos documentos;

b) reunir os documentos obtidos durante a operação de re-

constituição, encaminhando à unidade protocolizadora, para autuação,sendo atribuído ao processo formado um novo número (NUP), mantendo-seo número (NUP) anterior como referência;

c) lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", o qualserá a primeira folha do processo reconstituído, devendo ser numerada,conforme Figura 22;

Figura 22

d) registrar a operação de reconstituição de processo emsistema informatizado ou excepcionalmente em formulário; e

e) encaminhar o processo à autoridade competente que determinoua reconstituição, para que siga seu trâmite.

No caso de perda ou extravio de volume de um processo,deverão ser seguidos os mesmos procedimentos anteriormente descritos,mantendo-se a numeração original do processo, bem comolavrado o "Termo de Reconstituição de Volume" o qual será a primeirafolha do volume reconstituído, devendo ser numerada, conformeFigura 23:

Figura 23Observações:

1) No caso da localização do processo ou volume(s), desaparecido(s)ou extraviado(s), este(s) deverá(ão) prosseguir sua tramitação,depois de anexado(s) a ele o processo ou volume(s) reconstituído(s),conforme os procedimentos adotados para a juntadapor anexação que se encontram descritos no item 2.10.1.

2) Para os processos digitais aplicam-se todos os procedimentosacima descritos. Os Termos de Reconstituição de Processo ede Reconstituição de Volume serão documentos digitais a serem inseridosneste processo.

2.15 - Capa do processo

A capa do processo deverá contemplar as seguintes informaçõese medidas:

a) possuir as dimensões abaixo, dispostas conforme as Figuras24, 25 e 26;

- medida da capa fechada (frente): 23 cm x 33 cm;

- medida da capa aberta: 52cm x 33 cm

- medida da lombada: 6 cm; e

- os furos deverão seguir o padrão universal de distânciaentre eles de 80 mm.

b) exibir os elementos dispostos nos modelos de formato de

capa e verso da capa, conforme Figuras 27 e 28, respectivamente;

c) na confecção das capas deverão ser observadas as seguintesespecificações técnicas:

.material: cartão monolúcido, alcalino, na cor branca, de gramaturade 300 g/m2 fabricado apenas com fibras de celulose primáriasoriundas de processo químico Kraft, alvejadas até alvura em torno de90 ISO, possuindo no mínimo 2,0% de carga de carbonato de cálcioe pH entre 7,5 - 10,0; e

.impressão: tinta utilizada no processo de impressão gráficana cor preta, com pigmento a base de negro de fumo (partículas decarbono finamente divididas).

d) as capas deverão conter quatro furos para colocação degrampo trilho plástico, a um centímetro do vinco, sendo dois em cadalado da dobra, centralizados verticalmente, conforme Figura 24;

e) em cada campo destinado à tramitação, deve-se informar adata de movimentação do processo e a sigla da unidade administrativapara a qual foi encaminhado; e

f) preencher o campo destinado às Observações com informaçõesrelativas à anexação, apensação ou desapensação de umprocesso a outro, indicando o número do(s) processo(s) que foi(ram)anexado(s), apensado(s) ou desapensado(s), e ao desentranhamento edesmembramento de folha(s) de um processo, indicando o númeroda(s) folha(s) que foi(ram) desentranhada(s) ou desmembrada(s). Estecampo, também, deverá ser preenchido com informações referentes àtroca da capa do processo.

Cabe ressaltar que os processos digitais não possuem capa.No entanto, as informações de identificação, conforme o item 2.6.2,devem ser visualizadas quando um processo digital for apresentadopelo sistema informatizado, embora não seja necessário reproduzir aforma da capa do processo digital.

Observações:

1) Na capa do 1º volume do processo deverá ser afixadaetiqueta com os dados relativos a sua autuação, conforme Figura 5.Nas capas dos demais volumes do processo deverão ser afixadasetiquetas conforme Figura 15.

2) As capas já impressas no modelo antigo poderão serutilizadas até que o estoque do órgão ou entidade atinja o esgotamento.

3)Os processos de caráter oficial sigiloso receberão tratamentode acordo com o estabelecido pela legislação em vigor.

2.15.1 - Troca da capa do processo

Este procedimento não se aplica aos processos digitais.

A capa do processo só poderá ser trocada caso tenha sidoseriamente danificada, por desgaste natural, sinistro ou acidente, dificultandoo seu manuseio e a leitura das informações.

A troca será executada pela unidade protocolizadora do órgãoou entidade responsável pela autuação do processo, mediantesolicitação, por despacho, da autoridade competente, com a respectivajustificativa.

Todas as informações contidas na capa anterior deverão sercopiadas para a nova capa, descartando-se a capa anterior. Havendoinformações que não possam ser lidas, escrever "Ilegível" no campoque a mesma ocuparia, mantendo a sequência original. Deve-se lavraro "Termo de Substituição de Capa", o qual será a próxima folha dovolume, devendo ser numerada, conforme Figura 29:

Figura 29

2.16 - Arquivamento

Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ouprocesso, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da açãoadministrativa que determinou a produção do documento.

O arquivamento de documento(s), avulso(s) ou processo(s),ocorrerá diante das seguintes condições:

a) por deferimento ou indeferimento do pleito;

b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

c) por decisão motivada de autoridade competente.

Observação:

Após a digitalização de documentos avulsos recebidos emantidos, para juntada em processo digital, conforme alínea III doitem 2.1.3, observar os seguintes procedimentos para arquivamento:

a) se o órgão ou entidade considerar que as cópias digitaispossuem valor de original para fins do processo há formação de umprocesso totalmente digital. Nesse caso, os documentos recebidosserão classificados e cumprirão a temporalidade e destinação nostermos previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação.

b) se o órgão ou entidade considerar as cópias digitais tãosomente como apoio, há formação de um processo híbrido, com umaparte digital e outra não digital. A parte não digital do processohíbrido que se forma será enviada ao arquivo para guarda até afinalização da ação e o consequente arquivamento do processo híbridocomo um todo. A parte em papel e a digital cumprirão a mesmatemporalidade e destinação. É imprescindível se registrar a relaçãoentre as duas partes (digital e não digital) do processo híbrido.

2.16.1 - Quanto aos documentos não digitais:

O documento, avulso ou processo, será arquivado mediantedespacho da autoridade competente. O despacho deverá ser feito naúltima folha do documento, avulso ou processo, ou mediante a utilizaçãode folha de despacho, indicando "Arquive-se".

A operação de arquivamento deverá ser registrada em sistemainformatizado ou excepcionalmente em formulário.

2.16.2 - Quanto aos documentos digitais:

O documento, avulso ou processo, será arquivado mediantedespacho da autoridade competente, por meio de operação no sistemainformatizado com o respectivo registro.

2.17 - Desarquivamento

Os procedimentos para o desarquivamento de documento(s),avulsos(s) ou processo(s), digitais são os mesmos adotados para osnão digitais.

O documento, avulso ou processo, será desarquivado porexpressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidadede continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento,o documento, avulso ou processo, poderá ser tramitado ou aele ser(em) anexado(s) ou apensado(s) novo(s) documento(s), avulso(s)ou processo(s).

A operação de desarquivamento deverá ser registrada emsistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.

2.18 - Empréstimo

O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não secaracteriza como desarquivamento, pois ocorre para fins de referência,consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significandoa retomada e a consequente continuidade da ação do documento.

O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, deveráser registrado em sistema informatizado ou excepcionalmente emformulário.

Quando do empréstimo, se for constatada a necessidade decontinuidade de análise da matéria e, consequentemente, de retomadada tramitação, a unidade administrativa que solicitou o empréstimodeverá solicitar o desarquivamento do documento, avulso ou processo.Este procedimento deverá ser registrado em sistema informatizadoou excepcionalmente em formulário.

3 - Orientações gerais

3.1 - Os órgãos e entidades da Administração Pública Federaldeverão:

a) respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos,mantendo absoluta discrição com relação às informaçõesneles contidas e observar a legislação em vigor no que se refere aotratamento técnico de documentos classificados como sigilosos;

b) desenvolver seus procedimentos internos, visando à implementaçãodo disposto nesta Portaria Interministerial;

c) instituir, manter e organizar unidades administrativas destinadasà execução das atividades de protocolo;

d) instalar no recinto de entrada, preferencialmente no pavimentotérreo de sua(s) instalação(ões) física(s), a unidade administrativadestinada ao recebimento de documentos, conforme legislaçãoem vigor;

e) definir sobre a centralização ou descentralização das atividadesde protocolo e das unidades protocolizadoras; e

f) definir se, no caso dos documentos digitais, avulsos eprocessos, a própria unidade administrativa que os recebe, elabora eexpede realizará as atividades de protocolo, sendo que o sistemainformatizado se comporta como unidade protocolizadora. Neste caso,a unidade protocolizadora deverá monitorar todos os procedimentosrealizados por meio do sistema informatizado.

3.2 - Em atenção às questões relativas à sustentabilidade,recomenda-se que, sempre que possível, sejam utilizadas a frente e overso das folhas até o seu total aproveitamento, não sendo aconselhávela inclusão de novas folhas antes disso. Recomenda-se, ainda,que os documentos sejam impressos utilizando-se a frente e o versodas folhas.

3.3 - Nos casos de impressão em frente e verso de documentos,por meio de equipamento informatizado, a margem lateralesquerda da frente da folha e a margem lateral direita do verso dafolha deverão ter 3 cm, visando preservar as informações contidasquando a folha for perfurada.

3.4 - O arquivamento, o desarquivamento e o empréstimo dedocumentos, avulsos ou processos, não são atividades de responsabilidadedas unidades de protocolo/protocolizadoras. As áreas dearquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal sãoresponsáveis pela execução dessas atividades.

3.5 - Para os documentos não digitais, cada anexo deverámanter sua própria numeração de folhas.

3.6 - Termos, etiquetas e carimbos:

a) Para os documentos digitais não se aplicam os procedimentosde aposição de etiquetas e carimbos. As informações serãoregistradas em sistema informatizado;

b) Todas as informações necessárias à confecção dos termos,etiquetas e carimbos constam dos modelos previstos nesta PortariaInterministerial e poderão ser reproduzidas manualmente ou emitidaspor meios informatizados, desde que contemplem todos os dadosexigidos;

c) As medidas das etiquetas e dos carimbos descritos nestaPortaria Interministerial servem como referência, podendo ser definidaspela conveniência de cada órgão ou entidade. No entanto, osórgãos e entidades, ao utilizarem as etiquetas e/ou os carimbos, deverão,necessariamente, aplicá-los sem prejuízo da informação registradanos documentos, avulsos ou processos; e

d) O carimbo "Confere com Original", conforme Figura 30,será utilizado quando do fornecimento de cópias de documentos nãodigitais, aposto, preferencialmente na frente da folha, em tamanho aser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informaçãoregistrada.

Figura 30

4 - GLOSSÁRIO

Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-se, asseguintes definições:

ANEXAÇÃO Ver JUNTADA POR ANEXAÇÃO

ANEXO - Documento, avulso ou processo, juntado em caráterdefinitivo a outro processo, para dar continuidade a uma açãoadministrativa.

APENSAÇÃO Ver JUNTADA POR APENSAÇÃO

APENSO - Processo juntado em caráter temporário a outroprocesso, para subsidiar uma ação administrativa.

ARQUIVAMENTO - Guarda do documento, avulso ou processo,uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativaque determinou a produção do documento.

AUTORIDADE COMPETENTE - Qualquer agente públicoque tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meiode ato administrativo ou por exigência do cargo ou função.

AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS PARA FORMAÇÃODE PROCESSO - Ato de reunir e ordenar os documentosavulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação deprocesso.

CLASSIFICAÇÃO - Atribuição de um descritor e/ou umcódigo a documentos, avulsos ou processos, resultantes de uma mesmafunção ou atividade, como forma de agilizar sua recuperação efacilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.

CÓPIA - Resultado da reprodução de um documento.

DESAPENSAÇÃO - Separação de processo(s) anteriormentejuntado(s) a outro processo por apensação.

DESARQUIVAMENTO - Retorno de documento, avulso ouprocesso, à tramitação quando houver necessidade de continuidade daação administrativa.

DESENTRANHAMENTO - Retirada de folhas/documentosde um processo de forma definitiva, mediante justificativa.

DESMEMBRAMENTO - Retirada de folhas/documentos deum processo de forma definitiva, mediante justificativa, com o objetivode formar um novo processo.

DESPACHO - Forma por meio da qual a autoridade competentedá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisõesem documentos, avulsos ou processos.

DILIGÊNCIA - Ato investigatório ou de pesquisa, que visaesclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocadaou incompleta em um processo.

DISTRIBUIÇÃO - Primeira tramitação do documento, avulsoou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ouentidade.

DOCUMENTO - Informação registrada, qualquer que seja osuporte ou formato.

DOCUMENTO AVULSO - Informação registrada, qualquerque seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada emprocesso.

DOCUMENTO DIGITAL - Informação registrada, codificadaem dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistemacomputacional.

DOCUMENTO HÍBRIDO - Documento constituído de partedigital e parte não digital.

DOCUMENTO OSTENSIVO - Documento, avulso ou processo,sem qualquer restrição de acesso.

DOCUMENTO SIGILOSO - Documento, avulso ou processo,que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso,conforme legislação em vigor.

e-ARQ BRASIL - Modelo de requisitos a serem cumpridospela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistemade gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantirsua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.

EMPRÉSTIMO - Cessão temporária de documentos, avulsosou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisaou exposição.

ESPÉCIE DOCUMENTAL - Divisão do gênero documentalque reúne tipos documentais por seu formato. As espécies documentaissão definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhesderam origem, quanto à forma do registro de fatos. São exemplos deespécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia,memorando, ofício, planta, relatório.

EXIGÊNCIA - Pedido de esclarecimento acerca dos documentos,avulsos ou processos, e/ou informações, recebidas pelo órgãoou entidade, que estejam incompletas ou equivocadas ou apresenteminconsistências ou falhas.

FOLHA DO PROCESSO - Superfície laminar de papel comformato definido, composto de duas faces (frente e verso), cuja numeração,se efetuada, ocorre em ordem crescente. Esta definiçãoaplica-se, exclusivamente, para documentos, avulsos ou processo, nãodigitais.

FORMATO - Conjunto de características físicas de apresentação,das técnicas de registro e da estrutura da informação econteúdo de um documento.

FORMATO DE ARQUIVO - Especificação de regras e padrõesdescritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintesde um arquivo digital. São exemplos: PDF, GIF, ODT, JPEG.

GÊNERO DOCUMENTAL - Reunião de espécies documentaisque se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmenteo suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específicoe, por vezes, mediação técnica para acesso. São exemplos de gênerosdocumentais: textual, cartográfico, audiovisual (iconográfico, filmográfico,sonoro) e micrográfico.

INTERESSADO - Pessoa física ou jurídica diretamente afetadapelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise dodocumento, avulso ou processo.

JUNTADA - União de processo(s) a processo ou de documento(s)avulso(s) a processo. Realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADAPOR ANEXAÇÃO - União em caráter definitivoe irreversível de documento(s), avulso(s) ou processo(s), a outro processo,desde que referentes a um mesmo interessado ou assunto,visando à continuidade da ação administrativa.

JUNTADA POR APENSAÇÃO - União em caráter temporáriode processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, instruçãoe à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes eservir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente aum mesmo interessado ou não.

MOVIMENTAÇÃO Ver TRAMITAÇÃO.

MENSAGEM DE CORREIO ELETRÔNICO - Documentodigital criado ou recebido via um sistema de correio eletrônico, incluindoanexos que possam ser transmitidos com a mensagem.

NUMERAÇÃO DE FOLHAS - Numeração atribuída às folhasdo processo não digital.

ORIGINAL - 1) Primeiro documento completo e efetivo. 2)Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.

PROCESSO - Conjunto de documentos avulsos, oficialmentereunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, queconstitui uma unidade de arquivamento.

PROCESSO HÍBRIDO - Processo constituído de documentosdigitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de umaação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.

PROCESSOACESSÓRIO - Processo que, no procedimentode juntada, apresenta matéria indispensável à instrução de outro processo,denominado processo principal.

PROCESSO PRINCIPAL - Processo que, pela natureza desua matéria, assume o caráter de principal, quando exigir a juntada deum ou mais processos como apoio à sua decisão.

PROCESSO RECONSTITUÍDO Ver RECONSTITUIÇÃODE PROCESSO

PROTOCOLO Ver UNIDADE DE PROTOCOLO

RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO - Reunião de documentosavulsos com o objetivo de remontar processo que tenha sidoperdido ou extraviado.

RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME - Reunião de documentosavulsos com o objetivo de remontar o volume de um processo quetenha sido perdido ou extraviado.

REGISTRO - Cadastramento das informações com o objetivode controlar a tramitação dos documentos, avulsos ou processos,produzidos e recebidos em um órgão ou entidade.

SISTEMA INFORMATIZADO - Ambiente digital que processaeletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmenteorganizados.

SUPORTE - Base física sobre a qual a informação é registrada.

TERMODE ABERTURA DE VOLUME - Conjunto de informaçõesregistradas no início de um volume do processo, com oobjetivo de validar o novo volume do processo.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO - Conjunto de informaçõesregistradas com o objetivo de validar a separação de processo(s)apensado(s) a processo.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO - Conjunto de informaçõesregistradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s)de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

TERMO DE DESMEMBRAMENTO - Conjunto de informaçõesregistradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) doprocesso, para formar outro.

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME - Conjuntode informações registradas no final de um volume do processo, registradascom o objetivo de validar o encerramento do volume doprocesso.

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO - Conjunto deinformações registradas com o objetivo de validar a união definitivade processo(s) a processo.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO - Conjunto deinformações registradas com o objetivo de validar a junção provisóriade processo(s) a processo.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO - Conjuntode informações registradas com o objetivo de validar a reconstituiçãode um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME - Conjuntode informações registradas com o objetivo de validar a reconstituiçãodo volume de um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

TERMO DE SUBSTITUIÇÃO DE CAPA - Conjunto deinformações registradas com o objetivo de validar a troca da capa doprocesso que tenha sido seriamente danificada, por desgaste natural,sinistro ou acidente.

TIPO DOCUMENTAL - Divisão de espécie documental, quereúne documentos por suas características comuns no que diz respeitoà formula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.São exemplos de tipos documentais: planilha contábil, planta arquitetônica,termo de convênio, instrução normativa, portaria de designação,carta patente, decreto sem número, decreto-lei, decreto legislativos.

TRAMITAÇÃO- Curso do documento, avulso ou processo,desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua funçãoadministrativa. Também referido como MOVIMENTAÇÃO.

UNIDADE ADMINISTRATIVA - Unidade formal, integrantede um órgão ou entidade, criada por instrumento normativo.

UNIDADE DE PROTOCOLO - Unidade administrativa encarregadado recebimento, classificação, registro, distribuição, controleda tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos.

UNIDADEPROTOCOLIZADORA - Unidade administrativaencarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controleda tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos,bem como responsável pela autuação de documentos avulsos paraformação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo- NUP aos documentos, avulsos ou processos.

VOLUME - Subdivisão de um processo.

VOLUME RECONSTITUÍDO Ver RECONSTITUIÇÃO DEVOLUME

JOSÉ EDUARDO CARDOZO

Ministro de Estado da Justiça

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