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PORTARIA Nº 1.663, DE 21 DE SETEMBRO DE 2020

Brasão do Brasil

Diário Oficial da União

Publicado em: 24/09/2020 | Edição: 184 | Seção: 1 | Página: 29

Órgão: Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento/Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária/Gabinete

PORTARIA Nº 1.663, DE 21 DE SETEMBRO DE 2020

O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DE COLONIZAÇÃO E REFORMA AGRÁRIA - INCRA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 19, do Anexo I, da Estrutura Regimental deste Instituto, aprovada pelo Decreto nº 10.252, de 20 de fevereiro de 2020, publicado no Diário Oficial do dia 21 de fevereiro de 2020, combinado com o art. 110, do Regimento Interno da Autarquia, aprovado pela Portaria/INCRA/P/Nº 531, de 23 de março de 2020, publicada no Diário Oficial da União do dia 24 de março de 2020; resolve:

Art. 1º Aprova as diretrizes da Política de Impressão no âmbito do INCRA, constantes do Anexo I.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

GERALDO JOSÉ DA CAMARA FERREIRA DE MELO FILHO

ANEXO I

1. Diretrizes

1.1 As diretrizes constantes desta norma visam:

1.1.1 Conscientizar os usuários sobre o uso do serviço de impressão que é destinado exclusivamente a atividade de cunho institucional e exclusivo aos usuários do INCRA

1.1.2 Instruir os usuários quanto à correta utilização dos equipamentos de impressão e digitalização, sejam eles próprios ou cedidos via terceirização de serviços.

1.1.3 Orientar os usuários quanto ao uso consciente de impressões monocromáticas e policromáticas e uso das funções frente e verso (duplex) sempre que possível, objetivando a redução da quantidade de páginas impressas, o combate ao desperdício e, ainda, fornecer as diretrizes e procedimentos sobre os processos internos de auditoria, controle de bilhetagem e tarifação de páginas, abertura de chamados técnicos, controle de cotas de impressão para os usuários, entre outros.

1.1.4 Estabelecer procedimentos e limites para o acesso e movimentação de impressoras de forma a proteger os ativos de informação, evitar danos à imagem institucional, reduzir gastos desnecessários e garantir a continuidade das atividades do INCRA.

1.1.5 Fornecer aos usuários orientações em relação ao acesso às impressoras multifuncionais.

1.1.6 Definir padrões e restrições de acesso às impressoras.

1.1.7 Adotar como critério de alocação das impressoras o volume histórico de impressão e a quantidade de usuários atendidos por unidade administrativa, sendo que essas informações devem ser divulgadas para fins de transparência.

1.1.8 Orientar o serviço de impressão para que possibilite a identificação individual dos usuários do serviço de impressão e ter como padrão de configuração dos equipamentos o modo monocromático, frente e verso.

1.1.9 Demonstrar alinhamento aos planos de sustentabilidade ambiental definido pela Administração Pública Federal.

2. Conceitos e Definições

2.1 Expressões e siglas utilizadas neste documento:

2.2.1 Centro de Custo: denomina-se centro de custo as diversas unidades da instituição delimitadas segundo o aspecto de localização de todos os custos ali verificados para a contabilização e controle do uso do serviço de impressão, a cargo da Coordenação Geral de Administração e Serviços Gerais - DOA.

2.2.2 Gestor e fiscal de contrato: servidores designados formalmente para acompanhar e fiscalizar a prestação de serviço, conforme estabelecido em contrato e, entre outras atribuições, adotar as ações administrativas cabíveis para o regular ateste e pagamento dos serviços prestados.

2.2.3 Impressora: dispositivo usado para impressão monocromática (preto e branco) ou policromática (colorida) de documentos, podendo operar com papéis de tamanhos variados.

2.2.4 Insumos: materiais consumíveis necessários a operação da impressora - inclui tanto material básico (papel, tonner) quanto peças de uso interno que têm vida útil controlada (fusor, etc).

2.2.5 Multifuncional: característica de um dispositivo pela sua maior capacidade de funções como impressão, digitalização e envio de fax.

2.2.6 Outsourcing de impressão: serviço de impressão por intermédio da contratação de empresa terceirizada.

2.2.7 Vínculo institucional: relação formal e ativa de uma pessoa com o INCRA: servidores, estagiários, prestadores de serviços e colaboradores diversos.

2.2.8 Unidade administrativas: unidade pertencente a um centro de custo onde estão instalados os equipamentos.

2.2.9 Usuário: pessoa com acesso autorizado aos recursos computacionais do INCRA.

3. Público Alvo

3.1 O serviço de Impressão e Digitalização é disponibilizado para uso dos seguintes perfis:

- Servidores

- Colaboradores e/ou Prestadores de serviços

- Estagiários

- Menores-aprendizes

4. Finalidade e Uso

4.1 Deve-se buscar a tramitação de processos administrativos sempre na forma eletrônica, fazendo uso da impressão apenas nos casos onde se requer assinatura ou carimbos impressos em que não são aceitos os formatos eletrônicos.

4.2 O serviço de Impressão e Digitalização destina-se exclusivamente a atividades de cunho institucional, mas quando usado para finalidades particulares deverão ter os custos reembolsados ao INCRA por meio de Guia específica de recolhimento dos valores.

4.3 Toda impressão, digitalização ou cópia realizada através do serviço é associada a um único usuário por meio das credenciais de acesso.

4.4 A impressão será liberada mediante credenciais de identificação com utilização de senha do usuário a partir da estação de trabalho ou no próprio equipamento de impressão.

4.5 A impressão realizada por meio de pen-drive ou cópia também deverá ser liberada mediante uso de credenciais de identificação com utilização de senha do usuário.

4.6 Informações sobre o número de páginas e título dos documentos, assim como data e hora da impressão, são registradas e mantidas por tempo determinado a depender das características do documento.

4.7 As impressoras são alocadas nas seções conforme mapa de distribuição previsto no contrato de outsourcing ou por demanda específica, levando-se em consideração o subitem 1.1.7; e não podem ser deslocadas sem prévia análise da Equipe de Gestão e Fiscalização do Contrato.

4.8 É de responsabilidade do centro de custo de cada seção a alocação racional dos recursos, buscando a redução dos custos pelo compartilhamento de equipamentos.

4.9 Os centros de custo devem indicar um responsável pelo acompanhamento do serviço em sua unidade institucional.

4.10 Os custos associados ao serviço serão de responsabilidade de cada usuário, sendo o controle e monitoramento a cargo dos centros de custo que providenciarão relatórios gerenciais de acompanhamento e encaminharão para cobrança a ser efetuado pela DOA, quando as impressões forem de cunho particular.

4.11 A sustentabilidade ambiental é elemento chave na utilização do serviço - a impressão de documentos deve ser evitada sempre que possível.

4.12 O usuário deverá sempre que possível fazer a escolha da forma de impressão monocromática e em frente e verso.

4.13 Impressões coloridas deverão ser utilizadas apenas quando o documento contiver dados ou informações que somente possam ser visualizados em impressão colorida ou quando se tratar de material de divulgação para o público externo que exija impressão colorida.

5. Infraestrutura do serviço de impressão e digitalização

5.1 O serviço de Impressão e Digitalização é provido por serviço terceirizado de outsourcing de impressão e disponibilizado nas unidades administrativas composto por ilhas de impressão e digitalização para uso departamental, visando racionalizar recursos de energia elétrica, espaço físico, consumo de papel, gestão de suprimentos, administração e gerência.

5.2 O serviço de outsourcing de impressão é fornecido por empresa terceirizada com objeto administrado por gestor e fiscais de contrato nomeados formalmente pelo INCRA. Com relação a esses serviços deve-se observar que:

5.2.1 A instalação, substituição, movimentação e manutenção dos equipamentos, o fornecimento de suprimentos e o descarte de peças substituídas são de responsabilidade da empresa contratada.

5.2.2 Pode ou não contemplar o fornecimento de papel.

5.2.3 Deve operar de modo proativo, substituindo insumos e equipamentos, antes que gerem indisponibilidade do serviço.

5.2.4 O registro (log) das impressões deve ser mantido por, no mínimo, 05 cinco anos após o término do contrato, com os seguintes dados, conforme legislação vigente: usuário, título do documento, número de páginas impressas, data e hora da impressão e tipo de impressora (policromática ou monocromática).

5.2.5 Os gastos de impressão devem ser contabilizados por centro de custos.

5.2.6 Cada centro de custo deve ter um responsável pelo acompanhamento do serviço.

5.2.7 Os custos associados ao serviço devem ser consolidados e informados aos respectivos centros de custo.

5.3 Os equipamentos distribuídos pelas unidades administrativas deverão obedecer as limitações previstas nos contratos de serviço de outsourcing de impressão, por exemplo: manutenção de defeitos, fornecimento de tonner e outros suprimentos, descarte e reciclagem de partes e peças substituídas, fornecimento de papel, etc.

5.4 A manutenção do serviço opera de modo proativo, substituindo insumos antes que gerem parada do serviço (por exemplo: troca de tonner).

5.5 Poderão ser fornecidos diferentes modelos de impressora com custos e capacidades diferenciados, desde que não precise realizar reinstalações de drivers nos equipamentos (computadores) de cada usuário.

5.6 A concessão do uso de impressão colorida é realizada por meio de solicitação encaminhada pelo sistema de gestão de demandas para área de TI, com a devida justificativa assinada por ocupante de cargo em comissão do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, de nível 4 ou superiores.

5.7 O serviço de digitalização de documentos deverá ter a capacidade de gerar, automaticamente, documentos com reconhecimento de caracteres.

6. Obrigações do Usuário

6.1 Todos aqueles que são usuários do serviço de impressão devem observar as seguintes premissas:

6.1.2 Imprimir documentos de interesse institucional.

6.1.3 Fazer uso racional do recurso.

6.1.4 Não executar qualquer intervenção técnica ou movimentação dos equipamentos, ficando sujeitos à responsabilização caso haja danos aos equipamentos.

6.1.5 Utilizar a impressão colorida apenas para documentos estritamente necessários.

6.1.6 Solicitar à Central de Serviço de TI, via sistema de gestão de demandas, a substituição de tonner, resolução de incidentes e movimentação de equipamentos, quando necessário.

6.1.7 O usuário deve utilizar um equipamento próximo a sua unidade administrativa nos casos de indisponibilidade de outro equipamento com defeito ou em manutenção, suprindo necessidades momentâneas.

7. Obrigações da Coordenação Geral de Tecnologia e Gestão da Informação - DOT

7.1 Planejar a distribuição das impressoras, conforme os subitens 4.8 e 1.1.7.

7.2 Coordenar a instalação e movimentação das impressoras.

7.3 Monitorar a gestão e fiscalização do contrato de serviço da impressão.

7.4 Acompanhar a disponibilidade do serviço de impressão e encaminhar, aos dirigentes, os relatórios gerenciais de utilização em suas unidades administrativas.

8. Obrigações do Responsável pelo Acompanhamento do Serviço

8.1 O responsável pelo acompanhamento do serviço será indicado pelo dirigente de cada unidade administrativa deve:

8.1.1 Analisar mensalmente as informações consolidadas dos gastos de sua unidade administrativa, e subsidiar o dirigente da unidade administrativa nas decisões gerenciais.

8.1.2 Informar e solicitar à DOT a necessidade de movimentação de equipamentos, quando necessário.

9. Disposições Finais

9.1 Os casos omissos serão tratados pelo Comitê de Governança Digital - CGD.

Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.

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