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Diário Oficial da União

Publicado em: 19/03/2019 | Edição: 53 | Seção: 1 | Página: 36

Órgão: Entidades de Fiscalização do Exercício das Profissões Liberais/Conselho Regional de Enfermagem de Minas Gerais

DECISÃO Nº 94, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2018

Atualiza e reestrutura os processos e fluxos internos de trabalho da Unidade de Controladoria Geral do Conselho Regional de Enfermagem do Estado de Minas Gerais e dá outras providências.

O CONSELHO REGIONAL DE ENFERMAGEM DE MINAS GERAIS - COREN/MG, no uso de sua competência legal estabelecida no inciso XIV do artigo 15 da Lei 5.905 de 1973;

CONSIDERANDO a instituição da Unidade de Controladoria Geral em âmbito interno, no ano de 2009, através da Deliberação Coren-MG 170/2009 e a necessidade de reorganizar e atualizar os processos de trabalho e o fluxo interno, bem como o Organograma institucional.;

CONSIDERANDO que é através do controle, como uma das funções do administrador público, que se acompanha o curso da ação administrativa, para prevenir-lhe e corrigir-lhe os equívocos, com vista a mantê-la em consonância com as normas preestabelecidas e com as decisões previamente tomadas;

CONSIDERANDO que a função de controle, dado o universo das questões administrativas, pode e, não raro, deve ser estruturada em sistema centralizado em órgão da estrutura organizacional que auxilie os gestores a exercê-la;

CONSIDERANDO que, em se tratando de autarquia pública, é função precípua do controle o acompanhamento dos gastos, como fruto da reformulação de métodos e técnicas de administração que assegure a excelência da gestão dos recursos disponíveis e o primado da sua integridade e acessibilidade aos enfermeiros;

CONSIDERANDO que a atividade de controle interno está atrelada à função de auxiliar a Administração no que concerne à sua estrutura organizacional;

CONSIDERANDO que se faz necessário uma unidade centralizadora do sistema de controle interno para a plenitude do exercício das funções administrativas, bem como para assegurar a observância da Legislação aplicável ao Conselho Regional de Enfermagem;

CONSIDERANDO o disposto no DECRETO 3.591/2000

CONSIDERANDO o previsto na Resolução Cofen nº 532/2017 e Resolução Cofen 573/2018;

CONSIDERANDO as orientações da IN Conjunta MP/CGU nº 01/2016 e as boas práticas previstas na Lei Federal 9.203/2017;

Considerando a deliberação do Plenário em sua 10ª Reunião Ordinária do Plenário, realizada em 25 de outubro de 2018; resolve:

Art. 1º - Instituir a Unidade de Controladoria-Geral vinculada ao PLENÁRIO do Conselho Regional de Enfermagem do Estado de Minas Gerais, composta pela Divisão de Auditoria e Controle Interno e Ouvidoria Geral, visando controlar as atividades de gestão administrativa, operacional, funcional, orçamentária, legal, contábil, financeira, patrimonial e transparência fiscal das Unidades integrantes desta Autarquia, sob os aspectos da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia, de acordo com esta Decisão Normativa.

Parágrafo Primeiro - A criação da Unidade de Controladoria Geral não exime os titulares das coordenações / assessorias das unidades hierarquizadas do Coren-MG da responsabilidade individual de controle no exercício de suas funções, nos limites das respectivas áreas de competência, observadas as legislações federais em vigor, e as normas de gestão expedidas pela Instituição.

Parágrafo Segundo - O agente público que causar embaraço, constrangimento ou obstáculo à atuação da Controladoria-Geral no desempenho de suas funções institucionais ficará sujeito às penalidades administrativas.

Art. 2º - O controle interno e auditoria, exercido pela Unidade de Controladoria, deverá estruturar-se visando a contribuir para que a Administração atinja aos objetivos e às metas estabelecidas, através da precisão e da confiabilidade dos registros dos atos e fatos da gestão, da eficiência operacional e da aderência às políticas administrativas prescritas na Constituição, nas Leis Federais aplicáveis e normas internas do Conselho Federal de Enfermagem.

Art. 3º - O controle interno será realizado nas seguintes modalidades:

I - controle preventivo ou prévio, que é efetuado com a finalidade de evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades antes de sua ocorrência fática;

II - controle corretivo ou concomitante, que visa adotar ações corretivas após a detecção de erros, desperdícios ou irregularidades nos atos administrativos. Estes podem ser encaminhados ou de ofício, podendo resultar em procedimentos de Auditoria Interna.

Art. 4º - A Controladoria-Geral atuará sobre todas as Unidades da Autarquia e atividades administrativas, compreendendo as seguintes áreas:

I - gestão financeira, orçamentária e contábil, cujo objeto é o controle da arrecadação das receitas e realização das despesas, em conformidade com as linhas traçadas pela Administração, sendo realizada através do exame dos registros contábeis, da análise e interpretação dos resultados e disponibilidades econômico-financeiros, da prestação de contas de numerários, da execução a contento do Plano Plurianual, dos relatórios de cumprimento de metas e de gestão;

II - gestão patrimonial, que visa tutelar o patrimônio da instituição, examinando o procedimento de aquisição, tombamento, distribuição, estoque, contabilização, documentação e baixa dos bens patrimoniais, bem como contrato de aquisição, alienação e de prestação de serviços e, ainda, de execução de obras;

III - gestão de pessoal, através do acompanhamento da estruturação de cargos, subsídios e vencimentos, dos provimentos e vacâncias dos mesmos, do cadastro, dos cálculos e dos registros financeiros;

IV - gestão operacional, visando à eficiência funcional da Administração, através da racionalização dos serviços e suas rotinas, estabelecendo normas padronizadas de instrumentalização e processamento e de comportamento do pessoal na execução das tarefas. Tal procedimento será acompanhado por meio da Correição, cujos resultados influenciarão na emissão de recomendações às unidades para melhorar seu desempenho;

V - gestão técnica, realizada através da medição e avaliação de serviços, com vistas à observância ou revisão dos métodos e técnicas organizacionais, bem como dos planos, programas e projetos traçados e sistemas estruturados;

VI - gestão legal, visando ao fiel cumprimento das disposições legais e regimentais em vigor na prática dos atos de administração;

VII - gestão técnico-administrativa, realizada através de Auditorias Internas cujo mote é o acompanhamento, apontamento de incongruências, apresentação de alternativas para solução, adequação quanto ao fato irregular e verificação do atendimento aos normativos vigentes, sejam de âmbito interno e/ou federal.

VIII - gestão de riscos, através de processo permanente, estabelecido, direcionado, monitorado e respaldado na alta administração, que contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos que possam afetar a organização, destinado a fornecer segurança razoável quanto à realização de seus objetivos e mitigar possíveis riscos ao alcance dos objetivos institucionais além de garantir a execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das atividades da organização.

Art. 5º - A auditoria e controle interno previsto no artigo 4º será executado nas seguintes formas:

I - preventivo-orientador, tendo por objetivo o exame e a conferência dos atos em elaboração, a orientação geral dos servidores e das atividades de cada unidade visando ao exato cumprimento das decisões superiores e das normas reguladoras em vigência;

II - documental, tendo em vista o exame de documentação sobre aspectos administrativos, patrimoniais, financeiros e contábeis, com o fito de averiguar a exatidão e regularidade dos atos e fatos da gestão;

III - retrospectivo, tendo em vista a ação fiscalizadora permanente, através de relatórios e de outros mecanismos de apropriação de informações;

IV - pericial, para atender solicitações dos comandos hierarquizados ou determinações da Presidência e/ou Plenário. É realizado por meio de Órgãos de Controle Externo.

V - fiscalização/monitoramento, para avaliação do cumprimento de metas estabelecidas no Plano Estratégico, Plano Plurianual, Proposta Orçamentária e de avaliação da gestão dos administradores, com fim de aferir efetividade, excelência ou execução na implementação dos seus componentes e corrigir tempestivamente as deficiências relacionadas.

Art. 6º - As formas de execução do controle previstas no artigo anterior terão as seguintes finalidades:

I - orientação do pessoal para o fiel cumprimento das normas legais e regimentais visando uma execução dos trabalhos eficaz e eficiente com vistas à boa gestão e trato com o bem público, bem como proposição de medidas necessárias quando não houver atendimento às normas legais e regimentais.

II - exame e verificação dos documentos relativos aos atos e fatos da gestão, sob os princípios da legalidade, imparcialidade, moralidade, publicidade, eficiência / eficácia e economicidade, considerando as suas condições intrínsecas e extrínsecas;

III - verificação total dos fatos por solicitação explícita das unidades administrativas e/ou gestores interessados na apuração da realidade por meio expresso e oficial;

IV - verificação total dos fatos e situações por meio de auditorias internas periódicas a serem realizadas após aprovação prévia do cronograma pela Autoridade competente;

V - preparo e exame de relatórios, bem como apresentação dos resultados, com a proposição de medidas necessárias à correção das anomalias existentes que foram verificadas / constatadas.

Art. 7º- A Unidade de Controladoria Geral terá as seguintes atribuições:

I - atuar, de forma profissional e ética, sempre obedecendo aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, economicidade e eficácia / eficiência. Outros princípios, como celeridade, proporcionalidade e razoabilidade também serão considerados;

II - verificar a documentação anexada aos Processos de Pagamento e de Licitação, para fins de emissão de Nota de Análise correspondente, conforme orientação do COFEN, além de analise de contratos, convênio e ajustes ou termos deles decorrentes, atentando para o cumprimento dos princípios básicos da administração publica.;

III - proceder ao controle dos agentes recebedores de fundos rotativos e tomadores de adiantamento, bem como examinar a respectiva prestação de contas, para emissão, pelo Controlador Geral, de relatórios, pareceres e/ou certificados quando estas forem fechadas;

IV - acompanhar o cumprimento do Plano Plurianual e Orçamento Anual, com vistas à sua legalidade, viabilidade técnica e eficiência, contribuindo para o cumprimento das metas previstas;

V - promover o acompanhamento das despesas com pessoal, bem como planejar e implementar as medidas para o retorno destas ao respectivo limite, quando este seja ultrapassado de acordo com o Regulamento da Administração Financeira e Contábil do Sistema Cofen X Coren's, bem como o Regimento Interno do Conselho Regional de Enfermagem do Estado de Minas Gerais;

VI - elaborar e encaminhar para o Presidente, no início do Exercício, o cronograma de Auditorias Internas para aprovação prévia deste ou por aquele que ele indicar, bem como executar o programa;

VII - Proceder à lavratura do PAINT - Plano de Auditoria Interna - e sua contínua atualização no decorrer dos procedimentos executados para posterior publicação em conjunto com o Relatório Final de Auditoria Interna - RAINT - e documentação pertinente.

VIII - manter seu quadro de funcionários sempre atualizado através de participação em cursos, seminários, reciclagens e afins / análogos, de modo a aprimorar sua atuação dentro da Autarquia tanto com vistas à Auditoria quanto aos mecanismos de controles internos propriamente ditos, inclusive os administrativos;

IX - recepcionar e acompanhar as Auditorias Externas, quando o caso;

X - realizar e providenciar relatórios de Auditoria Interna nas Unidades Administrativas do Coren-MG, indicando, quando for o caso, as medidas a serem adotadas para corrigir as falhas encontradas, bem como acompanhar as providências adotadas pelas áreas auditadas.

XI - providenciar relatório semestral com a relação dos riscos mais relevantes e respectivas áreas e processos mais vulneráveis, apontando os fatores e causas potenciais de riscos e inconformidades;

XII - emitir recomendações para aprimoramento dos controles internos e gestão de riscos.

XIII - prestar assistência técnica ao Presidente, à Diretoria e ao Plenário em assuntos da área de controle interno;

XIV - organizar as prestações de contas do ordenador de despesas, bem como acompanhar a utilização e prestação de contas dos recursos provenientes de convênios e repasses;

XV - propor elaboração e revisão de normas internas, de forma a adequar à legislação vigente

XV - executar os demais procedimentos correlatos com as funções da Controladoria-Geral.

Art. 8º - Fica atrelada à Unidade de Controladoria a Ouvidoria do Coren-MG, cuja composição deverá ter:

I - 02 Conselheiros;

II - 01 Servidor de Carreira, preferencialmente efetivo (com 03 ou mais anos de serviços na Autarquia), que não tenha respondido a Processo Administrativo Disciplinar e que não exerça função de chefia / coordenação, para ser o Ouvidor, devendo subordinação ao Controlador Geral.

Art. 9º - A Unidade de Controladoria Geral passa a contar com a seguinte estrutura administrativa:

I - Controlador Geral, que ficará responsável pelo planejamento, coordenação, supervisão, execução, orientação geral dos trabalhos da Controladoria Geral, observado o programa aprovado pela Presidência.

II - Ouvidoria Geral, que ficará responsável pela promoção da coparticipação da sociedade na missão de controlar a Administração Pública e demais atribuições fixadas em normativo próprio a ser expedida pelo Controlador Geral, mediante autorização e aprovação da autoridade máxima do Coren-MG.

III - Técnicos Contábil e Agentes Administrativos, integrantes do quadro de efetivos, atuando cada qual em sua área correspondente à habilitação profissional, com competência para preparar relatórios e prestar demais serviços de suporte e auxiliar à Unidade;

Art. 10 - A unidade de Controladoria do Conselho Regional de Enfermagem do Estado de Minas Gerais poderá atuar:

I - ordinariamente, de acordo com as situações observadas e sem a necessidade de provocação prévia;

II - por solicitação expressa das unidades, assessorias, Diretoria e/ou Plenário;

III - quando determinado pela Presidência, que indicará os fins e a extensão dos trabalhos a serem realizados.

Art. 11 - O plano de atuação incluirá nas prioridades os controles emanados das disposições da Lei Complementar nº 101/2000, Lei 8.666/93, Lei 4.320/64, 10520/2002, 12527/2011, Regimento Interno do Coren-MG, Regulamento da Administração Contábil Financeira do Sistema COFEN/COREN's e demais legislações federais aplicáveis;

Art. 12 - A unidade de Controladoria poderá contar com o assessoramento técnico de outros órgãos, procurando instrumentalizar a sua atuação através de:

I - consolidação de leis e atos normativos sobre assuntos de interesse do controle;

II - elaboração de normativos internos regulamentadores;

III - acompanhamento na criação de modelos de relatórios que contenham, de forma objetiva, todas as informações necessárias, pertinentes à atuação do órgão.

IV - criação, desenvolvimento e atualização contínuos de manuais inerentes ao Controle, Auditoria e Ouvidoria buscando seu aperfeiçoamento;

Art. 13 - A fim de imprimir maior eficiência às atividades administrativas de controle ou promover auditoria aprofundada em setor específico, pode ser requerida à Presidência do Conselho Regional de Enfermagem a contratação de empresas de auditoria ou profissionais especializados, nos termos da Lei 8.666/93, para a realização de procedimentos conjunto com a Controladoria-Geral.

Art. 14 - A Unidade de Controladoria adotará os seguintes preceitos básicos:

I - agir sempre dentro da legalidade, adotando medidas que julgar serem pertinentes em determinada(s) demanda(s), quando provocada e/ou por iniciativa própria;

II - evitar julgamento precipitado;

III - interpretar e atuar de maneira objetiva e criteriosa ante às distorções e falhas verificadas / encontradas;

IV - orientar os trabalhos dentro dos princípios científicos da administração;

V - validar apenas os atos e fatos efetivamente comprovados;

VI - seguir as regras de controle para os documentos examinados;

VII - guardar sigilo de suas atividades, observada a legislação pertinente;

VIII - agir com discrição e presteza, inserindo as observações necessárias no documento pertinente;

IX - inteirar-se da estrutura organizacional, dos sistemas de funcionamento e das rotinas e recomendações dos postos de comando;

X - manter um registro de assinaturas para efeito de conferência;

XI - inteirar-se das leis e das normas regimentais em vigor;

XII - Incentivar a participação e cooperação das demais unidades, departamentos e assessorias que compõem a Autarquia;

XIII - ser imparcial, analítico e objetivo, buscando evitar o emprego de termos, adjetivações ou valoração pessoal que possam configurar opinião tendenciosa;

XIV - revisar qualquer relatório que tenha gerado dúvidas ou ambiguidades passíveis de dupla interpretação;

XV - Aplicar os princípios da Celeridade, Equidade e Eficiência / Eficácia nos procedimentos de Auditoria Interna;

XVI - Dar publicidade a todos os procedimentos que versarem sobre Auditoria Interna, tanto em âmbito interno quanto externo;

XVII - Auxiliar na promoção da transparência dos atos da Administração por meio das ferramentas disponíveis e com ênfase no cumprimento dos dispositivos legais que regem a matéria.

Art. 15 - O Presidente do Coren-MG poderá, de acordo com seu poder discricionário e orientação da Controladoria Geral, expedir as normas complementares que julgar serem necessárias, visando aperfeiçoar a estrutura do órgão e elevar os padrões de eficiência do seu funcionamento.

Art. 16 - Esta Decisão Normativa revoga a Deliberação 170/2009 e entrará em vigor na data de sua publicação.

CARLA PRADO SILVA

Presidente do Conselho

ERICO BARBOSA PEREIRA

1º Secretário

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